L'externalisation de la formation est un choix lié à la politique de gestion de la formation en entreprise, dont la mise en œuvre est sous la responsabilités des départements RH.
Cette mise en oeuvre se fait sous la forme d’un plan de formation, constitué d’un ensemble d’activité, dont les principales sont les suivantes :
Certaines entreprises font aujourd’hui le choix de confier tout ou partie des activités ci-dessus à un prestataire externe à l’entreprise : on parle alors d’externalisation de la formation. Le plus souvent, les activités administratives. sont externalisées, tandis que les activités les plus stratégiques (liées aux contenus de formation, à l'outil SIRH de gestion de la formation et à l’accompagnement des collaborateurs) restent à la main des départements RH.
L’un des principaux arguments en faveur de l’externalisation de la formation est celui de la complexité juridique et de l’importante charge administrative liées à la formation en entreprise. En effet, les évolutions de la législation sociale ont des impacts importants pour les services RH. De plus, chaque action de formation mise en oeuvre occasionne un flux administratif conséquent, de la mise en place d’une convention de formation, la convocation, l’attestation de présence, la facturation…
Parfois, dans le cadre de contraintes économiques significatives, l'externalisation de la formation a pour avantage de variabiliser la gestion de la formation et faire dépendre son impact budgétaire uniquement du volume de dossiers traitées, afin de rationnaliser l'allocation des ressources.
Enfin, le marché a gagné en maturité : des prestataires sont aujourd’hui capables de délivrer une prestation d’externalisation de la formation de qualité.