Nos utilisateurs RH nous demandent souvent quel est le meilleur moyen de recueillir les besoins de formation des collaborateurs : par campagne ou au fil de l’eau ?
Chez Skillup, nous constatons une nette évolution des processus de gestion de la formation. Une étude CentreInffo montre que la méthode la plus répandue, dans 80% des entreprises, consiste à recueillir les besoins de formation lors de l’entretien annuel : le plan de formation est créé à partir de ce recueil puis validé par la direction et présenté au CE. Au cours de l’année, les actions de formations qui n’auront pas été prévues seront considérées comme « hors plan ». L’objectif étant de minimiser la part du hors-plan pour coller au plus près de ce qui a été validé.
Cette méthode semble de plus en plus contestée par les gestionnaires de formation. La raison principale est un souci d’efficacité de la formation : entre le recueil des besoins et la validation du plan, il se passe la plupart du temps plusieurs mois, repoussant la date de réalisation de la formation parfois jusqu’à un an après l’expression de son besoin ! Le besoin aura alors peut-être changé et le processus s’avérera totalement inopérant.
Pourquoi ce problème survient-il seulement aujourd’hui ? Poser la question de la temporalité du recueil des besoins, c’est poser celle de l’entretien annuel puisque comme nous l’avons vu, dans 80% des cas ils sont liés. Or l’entretien annuel devient parfois lui-même continu. Les entreprises innovantes fonctionnent de plus en plus avec du feedback au fil de l’eau car il correspond mieux à leur réalité managériale. Ces changements ont été initiés il y a quelques années aux Etats-Unis. General Electrics annonce en 2015 la fin des entretiens annuels pour un suivi continu des objectifs et de la performance des salariés, et ils commencent maintenant à être mis en pratique en France. Le développement de nouvelles solutions logicielles atteste ces changements (par exemple l’application Elevo qui simplifie les entretiens de performance). Les mutations récentes du monde de l’entreprise ont favorisé l’émergence de ces nouvelles méthodes de gestion : travail en mode projet, mobilité croissante au sein de l’entreprise, environnement économique changeant… Etc. Tous ces facteurs ont apporté avec eux de nouvelles méthodes de gestion plus réactives et plus flexibles.
La réforme de la formation professionnelle contribue aussi à rendre le plan de formation annuel un peu plus obsolète. En effet, avant la réforme il fallait faire valider le plan par l’OPCA pour s’assurer des financements au titre du plan de formation. Aujourd’hui l’entreprise engage son propre budget de manière volontaire. La nouvelle loi présentée par le ministère du travail abonde dans ce sens puisque le plan de formation sera réservé aux TPE / PME.
Le plan de formation annuel reste pourtant la pratique la plus répandue car elle présente des avantages importants.
Le fonctionnement en mode campagne facilite la concentration de l’effort à un moment donné de l’année pour réfléchir aux questions qui touchent aux compétences de l’entreprise. C’est le moment privilégié qui permet à la direction, aux managers, au CE de fixer la politique de formation de l’entreprise et toute l’entreprise est mobilisée de manière simultanée pour se poser la question de la gestion de ses compétences-Le deuxième avantage significatif est que ce fonctionnement permet une bonne maîtrise des coûts. Le plan de formation étant généralement construit ligne à ligne par besoin de formation, il permet une projection précise des actions de formations qui seront dispensées durant l’année à venir
Cet exercice permet donc une plus grande rigueur budgétaire qu’une planification basée sur l’historique de formation et des prévisions dans les grandes masses. Cette méthodologie permettra à chaque manager de mesurer les budgets formations alloués à son service et d’arbitrer les demandes en étant le plus informé possible. La deuxième conséquence de cette planification détaillée est finalement qu’il sera plus simple pour les services formation de regrouper les demandes similaires pour les traiter en intra-entreprise, c’est-à-dire des sessions moins couteuses et faites sur-mesure pour plusieurs salariés d’une même entreprise.
On trouve donc de nombreux avantages à chacun des modes de gestion du plan de formation : « par campagne » ou « en continu ». La gestion en continu permet de mettre en place des actions correspondant précisément aux besoins des collaborateurs et de l’entreprise à un instant T, et donc d’avoir une action de formation plus efficace. La gestion par campagne permet quant à elle une plus grande rigueur budgétaire et une maîtrise accrue des coûts.
Ces deux méthodologies sont implémentables dans la solution développée par Skillup. Certains de nos clients utilisent notre portail dédié pour les collaborateurs pour une campagne délimitée dans le temps tandis que d’autres préfèrent laisser le portail ouvert toute l’année aux collaborateurs pour recueillir les souhaits de formation. Le workflow de validation (par les managers ou les RRH) intégré à l’outil permet cette gestion dans les deux cas. Les deux méthodes sont plus ou moins adaptées en fonction du secteur de l’entreprise. Par exemple, le plan continu est plus adapté aux SSII car leurs consultants informatiques pourront voir leurs besoins évoluer rapidement en fonction des projets sur lesquels ils sont staffés. A l’opposé, le plan par campagne semble plus adapté à une entreprise industrielle pour laquelle la planification des formations des salariés constitue un point important de la gestion des équipes de travail.