ROI des logiciels RH : 3 calculs pour démontrer leur valeur

En période de tension budgétaire, les services RH sont amenés à devoir justifier leurs choix d’investissements. Or, face à une direction financière ou générale, les arguments qualitatifs ne suffisent pas toujours. Pour défendre l’adoption ou le maintien d’un outil métier, il faut parler le langage universel de l’entreprise : celui du ROI ou retour sur investissement RH.

Alors comment prouver concrètement que votre outil de gestion des talents, votre SIRH ou votre plateforme de formation génère de la valeur ? Quels chiffres mettre en avant ? Quels gains peuvent être calculés et présentés sans y passer des semaines ?

Bonne nouvelle : il existe des méthodes simples, accessibles à tous, pour estimer le ROI de vos outils RH. Dans cet article, nous vous présentons trois calculs clés à utiliser selon vos priorités. De quoi passer de la conviction à la démonstration chiffrée, et démontrer en quoi vos logiciels RH s’imposent en tant qu’alliés stratégiques.

Le ROI de la réduction du temps administratif

🎯 Objectif : démontrer le gain de temps et donc d'argent généré par l’automatisation RH

Votre organisation est équipée d’un SIRH de gestion des talents (entretiens, formation, compétences, people review). Vous devez apprécier au quotidien l’automatisation de nombreuses tâches manuelles qui vous libèrent de missions administratives. Avec des indicateurs RH bien choisis, démontrez cette valeur ajoutée à votre direction !

📊 Exemple de calcul :

Prenez une tâche manuelle récurrente, comme la gestion du plan de formation. Utilisez la formule suivante :

Temps moyen consacré à cette tâche x fréquence annuelle x nombre de collaborateurs concernés x coût horaire moyen

→ Comparez ensuite ce total au temps nécessaire une fois la tâche digitalisée. La réduction des coûts RH peut ainsi être démontrée.

💬 Au Crédit Agricole Assurances, la digitalisation de la gestion des présences a permis à l’équipe RH de gagner l’équivalent de 3 mois de travail chaque année. Résultat : des économies concrètes et mesurables sur un an, tout en améliorant la qualité de service pour les collaborateurs.

Astuce :

Ne négligez pas les gains indirects liés à l’adoption d’un logiciel RH : moins d’erreurs, moins de relances, moins de stress pour les équipes. Ces bénéfices sont plus difficiles à chiffrer, mais bien réels dans le quotidien des spécialistes en gestion des ressources humaines.

Passons à la méthode suivante pour prouver la valeur de vos logiciels métiers auprès de votre direction et démontrer votre impact RH.

Le ROI lié à l’optimisation des processus RH

🎯 Objectif : démontrer qu’un logiciel RH bien utilisé ne se contente pas de faire gagner du temps. Il améliore la qualité, la fluidité et l’efficacité des processus RH… avec un impact direct sur la marque employeur, le développement des compétences et la performance business.

Votre direction ne perçoit pas bien l’intérêt de vos outils RH métiers tels qu’un ATS ou un logiciel de gestion de la formation / TMS ? Voici des exemples de KPI RH bien choisis qui permettent d’établir un bilan chiffré des bénéfices liés à la mise en place de ces solutions RH.

🔍 Axes d’optimisation mesurables

• Réduction du « time-to-hire » : en automatisant les étapes du recrutement (diffusion, tri, relances…), on peut réduire le délai d’embauche de plusieurs jours, voire semaines.
• Hausse du taux de formation : un meilleur accès aux formations + un suivi automatique = plus de collaborateurs formés, plus vite, avec un vrai retour sur investissement. Et un coup de frein au turnover !

📊 Exemple de calcul

Processus de recrutement :

• Un ATS permet de réduire le time-to-hire du responsable RH de 10 jours.
• → 10 jours de productivité gagnés x 200 € de valeur ajoutée journalière x 30 recrutements/an = 60 000 € d’impact potentiel à prendre en compte. Les coûts de recrutement ainsi économisés peuvent être réalloués à d'autres enjeux RH prioritaires.

Formation :

• Une hausse du taux de participation à des formations assure une montée en compétences globale des équipes. Elle permet d’entretenir l’engagement collaborateur sur le long terme.
• → Des collaborateurs plus engagés = impact direct sur la productivité au travail.

💬 Témoignage de Terre Blanche, qui emploie une forte population de saisonniers :

" La formation apporte un vrai plus, c’est un facteur différenciant. En montrant aux salariés qu’on investit dans leur avenir, on leur offre une marque de reconnaissance tout en soulignant notre confiance en leur potentiel. Autant de points positifs qui participent à la rétention des talents et à l’engagement collaborateur !"

Laëtitia Cabrol - Responsable formation et développement RH

Le ROI en lien avec la performance et la rétention

🎯 Objectif : valoriser les effets des logiciels RH sur la performance globale des équipes RH… et des collaborateurs.

Les logiciels RH contribuant à une meilleure performance des collaborateurs sont nombreux en matière de gestion des talents : outils de gestion des compétences ou GEPP, gestion de la formation, campagnes d’entretiens, people review…

📊 Exemple de calcul :

L’impact sur la performance est plus qualitatif, mais il peut être mesuré à travers de différents indicateurs RH :

• Délai moyen pour qualifier un besoin de formation (identification précise de la session)
• Taux de plans de succession vs nombre de départs anticipés sur des postes critiques
• Nombre de collaborateurs profitant d’une mobilité interne
• Taux de satisfaction collaborateur via un baromètre RH ou eNPS

Comparez les valeurs avant et après la digitalisation RH, puis valorisez le gain logiciels RH, par exemple en :

• Réduction du turnover (comparatif des données RH sur deux périodes du durée équivalente)
• Augmentation de la productivité RH (plus d’actions pilotées avec une équipe de même taille),
• Baisse des coûts liés à la désorganisation (temps consacré à la recherche de sessions ou problématiques liées à une pénurie de compétences…).

💬 Cas concrets :

• Domino RH a observé une progression de 50 points de son taux de complétion dès la première campagne d’entretiens avec un outil dédié. D’autre part, fini les relances manuelles, les formulaires papier oubliés, ou les rendez-vous non suivis de plans d’action !
• Dans le passé, 6 mois étaient nécessaires pour extraire des besoins de formation non qualifiés des entretiens au format word ! Aujourd’hui, Neoma n’a besoin que de quelques instants pour identifier la session pertinente via un catalogue de formation en ligne actualisé en temps réel.
• Le départ d’un talent et donc le recrutement externe d’un nouveau talent coûte en moyenne 37,5 % de son salaire annuel. Il est ainsi simple de démontrer qu’un meilleur pilotage des compétences et des plans de carrière crée de la valeur !

Astuce :

Appuyez-vous sur vos données internes (eNPS, taux de formation…) et sur les benchmarks sectoriels pour rendre vos calculs encore plus convaincants auprès de la direction. Donner du contexte permet de toujours mieux démontrer l’impact RH.

Conclusion : le ROI d'un logiciel RH, un levier stratégique pour convaincre votre direction

Face à une direction souvent focalisée sur les chiffres, les RH doivent parler le même langage : celui du retour sur investissement. Réduction du temps administratif, optimisation des processus, amélioration de la rétention… Les logiciels RH ne se résument pas un coût : ils s'imposent en tant qu'investissement mesurable.

En structurant vos calculs autour de gains de temps, de performance et d’engagement, vous renforcez la crédibilité de votre stratégie RH. Et surtout, vous démontrez que la fonction RH a toute sa place dans la création de valeur de l’entreprise.

💡 Prêt(e) à passer à l’action ?

Inspirez-vous des différents calculs du ROI des logiciels RH présentés pour démontrer la performance de vos outils RH. A vous de mettre en place un argumentaire chiffré et de le partager à votre direction afin de démontrer la valeur de vos outils métiers.