4 stratégies pour la gestion de la formation en entreprise

Aujourd’hui, le développement des compétences constitue la priorité des collaborateurs et des DRH (étude 2023). La gestion de la formation doit se concentrer sur cet enjeu RH.

Du plan de formation à la gestion des ressources pédagogiques, chaque étape présente son propre lot de défis. Découvrez ci-dessous les 4 stratégies gagnantes pour la gestion de la formation en entreprise !

Cet article a été coécrit avec Philippe Swamy, Strategic Partnership Manager @360Learning.

L’élaboration d'un plan cohérent pour la gestion de la formation

Le plan de formation inclut l’ensemble des éléments à déployer pour la montée en compétences de vos collaborateurs.

Pour mettre en place un plan de formation, plusieurs étapes sont nécessaires. En premier lieu, il est indispensable d’analyser les besoins en formation de l’entreprise. Vous devez à la fois prendre en compte les objectifs business de votre organisation et récolter les besoins terrain (auprès des managers et des collaborateurs eux-mêmes).

Vient ensuite le moment de concevoir le calendrier des formations. Pour prioriser les formations à créer ou à externaliser, vous pouvez vous reposer sur l’urgence des besoins de montée en compétences. Suivant les entreprises, certaines formations sont conçues en interne, notamment les formations expertes. Pensez à favoriser des méthodes ludiques et innovantes pour favoriser l’engagement collaborateur.

L’arbitrage du plan de formation est également conditionné par les possibilités de financement et le budget de formation. Un catalogue de formation en ligne permet d’opérer plus facilement des comparaisons afin d’optimiser les coûts de formation.

Enfin, l’une des composantes clés du plan de formation, ce sont les indicateurs RH. Les KPI RH permettent d’opérer un suivi efficace des enjeux de la gestion de la formation et de son efficacité. Le reporting est également simplifié lorsque les indicateurs de performance ont été bien définis en amont.

La sélection des méthodes et outils de formation appropriés

Il n’est pas toujours simple de choisir le canal de formation le plus approprié. Selon la population d’apprenants que vous formez et les thématiques pédagogiques à aborder, certains formats se révéleront plus efficaces que d’autres.

A vous d’étudier attentivement les besoins de vos collaborateurs. Il s’agit d’identifier la méthode susceptible de générer le plus d’engagement tout en en délivrant le contenu pédagogique attendu.

Par exemple, pour une population de collaborateurs souvent sur le terrain, le mobile learning peut être plus approprié que des formations en présentiel. Pour le plan de développement de compétences consacré aux soft skills, d’autres modalités pédagogiques peuvent être intéressantes. Le présentiel ou le mentorat assurent sur une approche humaine qui n’est pas transposable à l’e-learning.

Il est également intéressant d’offrir la possibilité à vos salariés d’être acteurs de leur plan de formation. En tant que RH, il est possible de leur offrir un accès à un catalogue de formation en ligne, personnalisable en fonction de la politique de l’entreprise. Certaines sessions peuvent ainsi être recommandées, certains parcours peuvent être proposés à une catégorie spécifique de salariés…

L’efficacité de la formation : la parole aux collaborateurs

L’idée ici est simple. Il s’agit de suivre les KPI RH permettant de savoir comment sont accueillies vos formations par vos salariés. De nombreux indicateurs gagnent à être observés : temps dédié aux actions de formation, nombre d’apprenants formés, nombre de parcours pédagogiques mis en place, taux de complétion des modules…

A vous de mettre en place les évaluations pédagogiques nécessaires pour mesurer l’impact de vos parcours sur les collaborateurs. 3 types de feedback sont intéressants à recueillir :

Des évaluations initiales, pour mesurer le niveau de départ du collaborateur et lui proposer le parcours de formation le plus adapté.
Des évaluations à chaud, pour mesurer la satisfaction des apprenants.
Des évaluations à froid, pour vérifier le bon déploiement des compétences sur le terrain, lorsque l’apprenant revient à son poste.

Pour en savoir plus, consulter la Checklist : 7 clés pour évaluer les compétences salariés

La gestion des ressources dédiées à la formation

La gestion de la formation implique le déploiement de très nombreuses ressources. La mobilisation est à la fois logistique et financière.

Pensez donc à bien anticiper :

Les ressources financières : identifiez les financements adéquats et gérez votre budget au fil du déploiement de votre plan de formation. Cette missions est simplifiée grâce au recours à un logiciel de gestion de la formation.
Les ressources humaines : le choix des formateurs (externes ou internes) et le temps dédié à la formation sur le planning des collaborateurs ne s’improvisent pas !
Les ressources logistiques : réservez les salles pour les sessions en présentiel et pensez au matériel à acquérir si besoin (par exemple, des tablettes pour des modules digitaux en présentiel).

Ces quatre stratégies forment déjà une structure bien solide pour votre gestion de la formation en entreprise.

5 conseils pour une gestion de la formation professionnelle performante

L’un des objectifs RH consiste à s’assurer que les programmes de formation soient efficaces et engageants. Pour une gestion de la formation orientée performance, suivez ces 5 conseils !

👉 Implémenter des programmes de formation innovants

L’innovation est une valeur sûre pour renforcer l’engagement des apprenants. Des formats d’apprentissage digitaux nouvelle génération participent à créer l’émulation autour de vos parcours pédagogiques :

Quizs interactifs,
Social learning,
Serious game…

Aussi, un nombre croissant d’entreprises choisissent de mettre en place des parcours de formation hybride, mêlant modalités digitales et présentiel, pour maximiser l’impact de leurs parcours.

Les Services RH vont ainsi proposer, par exemple :

une première partie de la formation en présentiel, pour créer une ambiance “promo” et présenter les objectifs et le contexte pédagogiques.
des modules e-learning dans un second temps, associés à des vidéos pédagogiques et à de la gamification. Les apprenants sont autonomes pour avancer sur les parties théoriques de la formation.
Enfin, la formation se clôture sur des modalités synchrones, soit en présentiel soit à distance (via un SPOC ou une classe virtuelle) pour travailler des cas concrets.

👉 Personnaliser la gestion de la formation en fonction des bilans de compétence et des besoins

Pour personnaliser la politique de formation, vous devez avoir une idée précise des besoins et attentes de vos apprenants. Il devient ainsi possible d’adapter vos parcours pédagogiques dans une optique sur mesure.

L’une des bonnes pratiques en la matière consiste à avoir recours à des chemins pédagogiques. Il s’agit de modules créés autour d’un fil rouge thématique, mais dans lequel les apprenants peuvent piocher les éléments dont ils ont besoin à un moment T. Idéal pour susciter l’engagement apprenant !

👉 Collaborer avec les départements concernés par la formation

Connaissez-vous le principe du collaborative learning, ou de l’apprentissage par les pairs ? Il s’agit d’une démarche impliquant les experts de chaque thématique pédagogique dans la création des cours. Ils y partagent leurs savoirs et savoir-faire. Le collaborative learning favorise l’engagement de tous, et réduit le temps passé par le responsable formation sur la conception et la mise en œuvre des modules pédagogiques. Il repose sur la liberté de choisir.

N’hésitez pas également à désigner des ambassadeurs de la formation continue, venant susciter l’intérêt des autres apprenants vis-à-vis de votre plateforme de formation à distance. C’est par exemple le cas chez Zadig & Voltaire. Chaque magasin compte un ambassadeur venant créer en personne des animations autour des formations dans les magasins.

👉 Intégrer la formation dans la culture d’entreprise

L’idée ici est de déployer une culture de la compétence, permettant aux collaborateurs de se former en étant acteurs de leur propre montée en compétences.

Pour cela :

Mettez en avant la formation dans vos processus de recrutement et d’onboarding comme un élément-clé, au-delà du fait de répondre aux obligations légales (adaptation au poste de travail, formation à évoquer lors de l'entretien professionnel, etc.).
Placez le collaborative learning au centre de votre démarche, pour impliquer toute l’entreprise dans le processus.
Impliquez les managers dans le suivi de la formation : ils doivent notamment pouvoir motiver les collaborateurs à consacrer du temps pour leur montée en compétences.

👉 Améliorer en continu le processus de gestion de la formation

L’amélioration continue vous permet de proposer des programmes de formation toujours pertinents à vos salariés. En fonction de l’analyse des KPI et des évaluations des apprenants, faites le point sur les éléments qui demandent à être améliorés.

N’oubliez pas non plus de récolter du feedback qualitatif des apprenants. Cela vous permettra d’optimiser votre gestion de la formation et de repérer les besoins de mise à jour de vos formations.