.svg)
Dans la plupart des organisations, toutes les étapes de gestion de la formation s’opèrent encore de manière « artisanale ». 4 entreprises sur 5 recueillent ainsi les besoins de formation sans outil dédié (cf. étude) ! Ce traitement génère beaucoup de frustrations, tant au niveau des RH que des collaborateurs.
Digitaliser la gestion de la formation s’impose aujourd’hui en tant que nouvel impératif RH. En optant pour la bonne technologie, les RH transforment le processus de formation en une expérience agile et centrée sur les talents. Les avantages sont multiples, on vous détaille tout ça sur cette page.
Le recueil des besoins de formation
L’entretien annuel individuel est un moment privilégié pour collecter les besoins de formation de salariés. Aujourd’hui, ces échanges entre collaborateurs et managers conduisent souvent à une formulation imprécise concernant le besoin. De nombreux allers-retours sont alors nécessaires pour qualifier précisément la demande et traduire la demande en action de formation.
Lorsque la gestion administrative manque de réactivité, les salariés ont tendance à ne pas s’impliquer autour de leurs besoins de montée en compétences. Un recueil des besoins de formation artisanal conduit souvent à un manque de visibilité sur le statut de la demande. Découragés d’avance par les multiples relances à opérer, les managers et les salariés se désengagent du processus. Le bon déploiement du plan de formation est alors menacé.
💡Digitaliser la gestion de la formation : les avantages 💡
Un logiciel de gestion de la formation en ligne offre plusieurs avantages significatifs pour rendre plus efficace l'étape de recueil des besoins de formation au sein d'une organisation :
- L’outil centralise toutes les données liées à la formation, y compris les besoins individuels des talents. Les informations sur les compétences actuelles et les axes de progression sont stockés de manière structurée. L'analyse et la prise de décision des parcours de formations sont simplifiées via les tableaux de bord.
- Les employés peuvent accéder facilement au logiciel SIRH de gestion de la formation en ligne. Cela facilite le processus de recueil des besoins de formation, notamment pour les travailleurs distants. Cette flexibilité d'accès favorise l’implication des salariés, qui peuvent consulter un catalogue de formation et préciser leurs besoins.
- Les rapports générés par le logiciel offrent une visibilité en temps réel sur les besoins de formation au sein de l'organisation. Les équipes RH peuvent analyser ces rapports pour identifier les tendances, les lacunes de compétences récurrentes et ajuster les stratégies de formation en conséquence.
Le catalogue de formation en ligne
Constituer un catalogue de formation pertinent est une mission particulièrement fastidieuse. De nombreuses entreprises doivent se mobiliser autour de la mise à jour de leur offre de formation chaque année. Il s’agit de coller à l’évolution des besoins et d’actualiser les dates des sessions.
Lorsque les programmes de formation ne correspondent pas aux besoins précis des collaborateurs, la démarche de consultation génère une grande frustration. Les catalogues « à l’ancienne » ne sont pas ergonomiques, la recherche de sessions s’apparente alors à un parcours de combattant. L’expérience utilisateur liée à la gestion des compétences est négative.
💡Digitaliser la gestion de la formation : les avantages 💡
A contrario, un catalogue de formation complet et évolutif construit en une heure, c’est possible ! Avec un logiciel RH nouvelle génération, la personnalisation d’un catalogue de formation en ligne s’opère en quelques clics.
Le TMS (training management system) Skillup intègre ainsi 60 000 programmes de formation sur étagère proposés par plus de 200 organismes de formation partenaires. Les RH peuvent mettre à disposition des collaborateurs des portails de formation personnalisés, avec des sessions recommandées par type de population.
Au quotidien, l’équipe RH économise un temps précieux en réduisant de moitié ses tâches administratives. Plus aucune ressaisie des informations n'est mise en œuvre, le focus peut enfin se faire sur le développement des talents !
Le budget alloué à la gestion de la formation est également optimisé, les coûts liés à la recherche des formations est considérablement réduit.
Enfin, un catalogue de formation en ligne renforce l’engagement collaborateur. Les salariés profitent d’une plateforme ergonomique au travers du logiciel de gestion de la formation. Leurs demandes sont prises en charge de manière plus réactive et transparente (suivi du statut des demandes).
Le déploiement du plan de formation
La gestion de la formation est probablement la spécialité RH impliquant le plus de tâches administratives. Planification des inscriptions et des convocations, pilotage des relances, règlement des factures…
Lorsque le plan de formation est géré manuellement, le suivi administratif de chaque dossier est chronophage. Le temps alloué à ce type de tâches vampirise le quotidien du Responsable Formation.
De plus, le plan de développement des compétences se construit ligne à ligne. Les RH peinent à identifier des leviers d’optimisation ou des économies d’échelle telles que sessions intra, etc.
Pour faire monter en compétences en salarié, un nombre important d’acteurs sera sollicité et impliqué. Le manager doit donner son aval, le RH doit contacter l’organisme de formation et suivre l’inscription du stagiaire, etc. Sans système d’alerte ou de relance automatisé, certaines situations peuvent rester bloquées sur le long terme.
💡Digitaliser la gestion de la formation : les avantages 💡
Les fonctionnalités d'automatisation offertes par un TMS (Training Management System) facilitent la gestion des demandes de formation, des inscriptions, des confirmations et des rappels. Cela réduit la charge administrative des équipes RH, permettant une concentration accrue sur la gestion des talents.
Les inscriptions aux sessions s’opèrent en quelques clics. Le suivi en temps réel du statut de chaque demande permet à l’ensemble des parties prenantes de faire un point de situation à tout moment.
Les RH profitent également d’outils analytiques intégrés afin d’évaluer l'efficacité des formations. Ils peuvent suivre la participation et les retours des participants pour identifier les tendances et optimiser les futurs plans de formation.
D’autre part, un logiciel RH de gestion de la formation peut se connecter avec les autres systèmes RH en place (gestion des talents, paie, etc.). Cela garantit la cohérence et la bonne synchronisation des données sociales.
En combinant ces leviers, les organisations maximisent l'efficacité de l'exécution de leur plan de formation. Elles offrent ainsi une expérience d'apprentissage plus fluide, flexible et adaptée aux besoins individuels et organisationnels.
L’évaluation de la formation
La formation représente un budget conséquent. Il est important de bien mesurer l’impact des actions mises en place. Les évaluations à chaud permettent de mesurer la satisfaction immédiate du salarié. Il est aussi essentiel de mettre en place un feedback après quelques mois.
Les véritables impacts de la montée en compétences peuvent être évalués sur le terrain dans la durée.
Les évaluations à chaud et à froid poursuivent des objectifs complémentaires, aussi convient-il de gérer ces deux enjeux pour disposer d’une vision holistique.
💡Digitaliser la gestion de la formation : les avantages 💡
Un logiciel de formation performant offre la possibilité aux collaborateurs d’évaluer les sessions de formation au sein de leur plateforme dédiée. La collecte des retours des participants, à chaud et à froid, permet d’évaluer la qualité de la formation et d’identifier les potentiels axes d'amélioration.
Grâce à ce système, plus de 4 stagiaires sur 5 partagent leur évaluation avec le Service RH. Ce dispositif a plusieurs vertus. Le logiciel permet de suivre individuellement les progrès des apprenants. Avec un catalogue de formation en ligne, les évaluations à chaud et à froid sont partagées par la communauté d’utilisateurs. Elles viennent enrichir la fiche de chaque programme de formation à distance et en présentiel.
Prêt(e) à donner un nouvel élan à votre gestion de la formation ?
La digitalisation de la gestion de la formation s’impose comme une priorité RH incontournable pour gagner en efficacité. Pour répondre aux nouvelles exigences des collaborateurs et développer en continu les compétences des talents, il est urgent d’impulser une gestion de la formation plus performante.
En optant pour la bonne technologie, les RH transforment le processus de formation en une expérience agile et centrée sur les talents. Les avantages sont multiples et mesurables.
La puissance des données et la flexibilité offerte par la digitalisation propulsent la gestion de la formation vers un investissement stratégique. Le plan de développement des compétences garantit des collaborateurs toujours plus performants, engagés et alignés sur la vision de l'entreprise.
Prêt(e) à délaisser les missions administratives à faible valeur ajoutée et à booster le ROI de votre gestion de la formation ? Les experts Skillup sont à l’écoute pour échanger autour de vos ambitions, de votre projet et de votre cahier des charges 😊
