Entretiens Professionnels : comment respecter votre obligation ?

Depuis la loi du 5 mars 2014, l'employeur, sans condition d’effectif ou d’activité, est tenu d’organiser tous les deux ans les entretiens professionnels de ses salariés.

Tous les six ans, cet entretien professionnel doit être complété par un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié.

L’employeur de plus 50 salariés, en cas de non-respect de ses obligations, encourt la sanction de devoir abonder de 3000€ le CPF du salarié.

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Je vous propose de récapituler ici tout ce que vous devez mettre en œuvre pour respecter votre obligation.

1. Qui est concerné ?

La loi impose ces rendez-vous d’échange entre l’employeur et tout salarié ayant au moins deux ans d’ancienneté, quelle que soit la nature de son contrat de travail.

Elle prévoit aussi de proposer systématiquement un entretien professionnel au collaborateur revenant d’un congé (maternité, parental, sabbatique, proche aidant, adoption …), d’un arrêt longue maladie ou encore après un mandat syndical, une période d’activité à temps partiel…

2. Quand l'entretien doit-il avoir lieu?

Depuis la réforme de 2014, l’entretien professionnel devait se tenir tous les deux ans. Avec la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018, cette périodicité peut être adaptée par accord collectif.

La loi ayant été promulguée le 5 mars 2014, l’ensemble des salariés déjà présents dans l’entreprise au moment du passage de la loi doivent avoir passé un premier entretien avant le 6 mars 2016 et un second avant le 6 mars 2018. Même avec un accord collectif rallongeant la périodicité prévue, la prochaine échéance pour les entretiens sera le 6 mars 2020 car la loi ne permet pas de rallonger la période de 6 ans pour réaliser l’état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié.

Pour les salariés n’étant pas encore là en 2014, la durée s'apprécie par référence à l'ancienneté du salarié dans l'entreprise.

Rappel : quelle que soit la date de l’entretien précédent, la loi prévoit aussi que l’employeur propose systématiquement un entretien professionnel après une absence prolongée, la fin d’un mandat syndical ou la fin d’une période d’activité à temps partiel.

3. Quel doit être le contenu de l'entretien?

Différent de l’entretien d’évaluation, qui lui (contrairement aux idées reçues) est facultatif, l’entretien professionnel est obligatoire.

L’entretien professionnel vise à se focaliser sur l’évolution du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi. C’est un moment privilégié pour évoquer le parcours professionnel du salarié et ses perspectives d’évolution, de faire le point sur sa carrière et les formations qu'il a suivies.

Attention, lors de l’entretien professionnel, il n’est pas question d’évaluer le travail du salarié ! Il ne s’agit pas d’apprécier ses résultats mais d’évoquer sa carrière et ses projets d’évolution.

La réforme de 2014 prévoyait de communiquer sur le dispositif de la VAE lors de l’entretien. La réforme de 2018 impose désormais de communiquer aussi sur l’activation par le salarié de son CPF, sur la possibilité d’abondement du CPF par l’entreprise et sur le conseil en évolution professionnelle.

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel doit donc en plus faire l’objet d’un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié et vérifier, en plus du fait que le salarié a bien bénéficié des entretiens professionnels :

• qu’il a bien suivi au moins une action de formation,
• qu’il a bien acquis des éléments de certification par la formation ou par la VAE
• qu’il a bien bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

4. Quelles sont les formalités à respecter?

Lors de son embauche, vous devez informer le salarié qu’il bénéficiera tous les deux ans d’un entretien professionnel consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle.

La loi ne prévoit pas de procédure spécifique pour convoquer le salarié à son entretien mais le courrier doit mentionner la date, l’heure et le lieu de l’entretien. Bien qu’aucun délai réglementaire n’existe entre la date de convocation et celle de l’entretien, il est recommandé de prévoir une période suffisante pour permettre aux deux parties de le préparer.

L’entretien doit bien entendu avoir lieu sur le temps de travail du salarié et est rémunéré comme du temps de travail effectif.

L’entretien professionnel doit obligatoirement donner lieu à la rédaction d'un document qui doit :

• Indiquer si le salarié a bien bénéficié tous les deux ans de ses entretiens
• Mentionner la date de réalisation des entretiens précédents
• Reprendre les perspectives d’évolution envisagées lors des précédents rendez-vous
• Lister les formations réalisées (intitulé, durée, cadre de mise en œuvre, bénéfice pour le salarié…) et les éventuels éléments de certification acquis
• Mettre en avant les éventuelles progressions dont a bénéficié le salarié (salaire, fonctions…)
  Ce document doit obligatoirement être conservé par l’employeur pendant au moins deux ans et une copie doit impérativement être remise au salarié.

5. Que se passe-t-il si le salarié refuse l'entretien?

L’entretien est obligatoire pour l’employeur mais le salarié peut le refuser. Dans ce cas, il est recommandé de prendre acte du refus par LRAR ou courrier remis contre décharge. En effet, pour échapper à d’éventuelles sanctions, l’employeur pourra avoir à justifier la raison de la non-tenue de l’entretien.

6. Quelles sanctions si vous n'avez pas respecté votre obligation au 6 mars 2020?

Entreprises de plus de 50 salariés : si le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’au moins une formation obligatoire, il est prévu que l’entreprise devra abonder le CPF du salarié de 3000€

Entreprises de moins de 50 salariés : aucun n’abondement n’est prévu mais un contentieux est possible, notamment si l’entreprise n’a pas respecté son obligation de formation.

En cas d’absence de formation non-obligatoire, il est encore temps de rectifier le tir ! D’autant plus qu’avec la nouvelle définition de l’action de formation, vous pouvez mettre en place une formation présentielle, digitale ou même en situation de travail !