Le recueil des besoins en formation consiste à analyser les compétences des salariés et celles qui leur manquent en vue d’exercer leurs missions ou d’occuper un autre poste. Un besoin en formation se traduit par l'écart entre ce que maîtrise le collaborateur et ce qu’il doit maîtriser.

Au cœur de cette démarche se trouvent les Ressources Humaines (RH) et les managers, collaborant étroitement pour fiabiliser le recueil des besoins en formation. Pour transformer ce processus RH en un puissant levier pour le développement des talents, c’est ici que ça se passe !

Les RH, experts du recueil stratégique

Les RH occupent une position centrale dans le processus de recueil des besoins en formation. Allant au-delà de la gestion administrative, ils se positionnent comme des stratèges experts du domaine !

Leur rôle consiste à comprendre les aspirations individuelles et à anticiper les compétences futures nécessaires au succès de l'entreprise. Chaque interaction permet d'affiner la stratégie et le plan de développement des talents, tout en anticipant les évolutions du marché du travail.

Les RH jouent un rôle clé dans la collecte fine des données, le déchiffrage de tendances émergentes et la conception des programmes de formation pertinents. En tant qu'architectes du recueil stratégique, ils façonnent une approche proactive qui va au-delà des besoins immédiats des salariés à leur poste. Les RH jettent ainsi les bases d'une stratégie de formation alignée sur les objectifs globaux de l'entreprise.

Pour cette mission, les RH commenceront par organiser des entretiens individuels approfondis avec les talents. Ces échanges doivent aller au-delà des compétences techniques, explorant également les aspirations professionnelles, les points de blocage et les perspectives d'évolution. Utiliser des questionnaires ciblés et pratiquer le feedback constructif permet de garantir un recueil de données riche et nuancé.

Les RH peuvent également utiliser des outils technologiques, comme un logiciel de gestion des talents, pour automatiser et organiser le processus de collecte de manière plus efficace.

💡En adoptant une approche proactive centrée sur les individus, les RH transforment le recueil des besoins en formation professionnelle en une démarche inspirante. Ils créent ainsi un environnement propice à l'épanouissement professionnel de chaque collaborateur.

Les managers, chefs d'orchestre du partage d’informations

Les managers occupent une position privilégiée en tant qu'acteurs de proximité dans la gestion de la formation au sein de l'entreprise. Leur rôle quotidien va bien au-delà du management des équipes, intégrant une observation attentive des compétences individuelles.

Les managers sont aux premières loges pour identifier les forces et les faiblesses de leurs collaborateurs. Des bilans de compétences internes sont précieux pour une éventuelle adaptation au poste. Attention à ne pas les confondre avec les dispositifs officiels de type VAE - validation des acquis de l expérience.

Par une évaluation régulière des performances, des retours constructifs et des conseils personnalisés, ils créent un environnement propice à la croissance professionnelle. Le manager doit savoir encourager l’expression individuelle autour dela situation de travail, des besoins en formation, mais aussi des ambitions.

Un manager visionnaire comprend que les actions de formation ne se limitent pas à un cahier des charges temporaire ou à des sessions planifiées avec des organismes de formation. Un parcours pédagogique s'inscrit dans un processus continu d'observation, d'échange et d'ajustement.

Le rôle du manager se situe à la croisée des aspirations individuelles des salariés et des objectifs stratégiques de l'entreprise. Il participe à favoriser le mobilité interne. La gestion des carrières et des passerelles entre les différents métiers d’une organisation sera facilitée, ou freinée, par l’action des équipes encadrantes.

💡En agissant en tant que médiateur entre les souhaits individuels et les objectifs collectifs, le manager fiabilise l’étape de recueil des besoins. Cela permet ensuite de maximiser l'impact du plan de formation sur la performance collective. Les compétences acquises seront mieux valorisées, et l’engagement collaborateur renforcé.

Entretiens : le moment clé du recueil des besoins de formation

Les entretiens individuels sont au cœur du processus de formation, alimentant le recueil des besoins. Ces échanges permettent d’approfondir la compréhension des aspirations et des potentielles lacunes en compétences chez les employés.

Pour maximiser l'efficacité des entretiens individuels, il est impératif d'adopter une approche proactive. 3 conseils actionnables sont à privilégier :

1. Créer au plus tôt un référentiel des compétences ou un référentiel métier clair et complet (chaque poste de travail).

2. Alimenter une culture du développement des compétences. Les actions liées à la gestion de la formation doivent être connue et valorisées, vive la communication !

3. Adopter des indicateurs de suivi. Les KPI RH permettent d’évaluer l’efficacité du processus RH. Ces indicateurs à mettre en place peuvent inclure le nombre de formations demandées vs suivies, le taux de satisfaction des salariés…

Les managers ou RH peuvent fournir des exemples concrets de parcours de formation disponibles. Les talents visualisent ainsi mieux les opportunités qui s'offrent à eux et la collecte de besoins sera plus qualifiée.

L’entretien professionnel est à organiser tous les deux ans selon les obligations légales. C'est surtout un outil stratégique permettant d’orienter le développement de programmes de formation sur mesure. Il offre un cadre formel pour discuter des objectifs individuels de chaque salarié et favoriser la mobilité professionnelle. Cette discussion centrée sur l'individu permet de recueillir des informations riches et spécifiques sur les compétences actuelles et souhaitées.

💡Lors de ces entretiens, les besoins de montée en compétences peuvent ainsi être identifiés de manière précise. En posant des questions ciblées sur les défis rencontrés et les formations souhaitées, les gestionnaires déterminent les domaines où des actions de formation spécifiques seraient les plus bénéfiques.

Un outil de gestion de la formation, ce n’est plus une option !

L'adoption d'un logiciel dédié à la gestion de la formation révolutionne le recueil des besoins de formation. Concrètement, ces solutions offrent une gestion centralisée des compétences.

Les RH et managers disposent d’une vue d'ensemble des soft skills et hard skills présentes au sein de l’organisation. Cette fonctionnalité facilite l'identification rapide des besoins en compétences et le type d actions de formation à privilégier.

De plus, la mise à disposition d’un catalogue de formation en ligne facilite l’étape du recueil des besoins. Les collaborateurs et managers accèdent librement à un vaste catalogue de programmes de formation, permettant de préciser la demande.

Cela contribue à une gestion proactive des compétences. Le plan de formation est déployé de manière stratégique pour répondre à des besoins qualifiés.

La collecte automatisée des évaluations est une autre fonctionnalité essentielle. Ces données fournissent des informations qualitatives précieuses sur la pertinence des programmes de formation mis en place. Cette boucle de rétroaction continue permet une adaptation constante des initiatives de formation, créant ainsi une démarche agile et adaptative.

L’entreprise AON a ainsi opté pour une plateforme innovante de gestion de la formation. Elle a réussi à réduire significativement le temps consacré aux tâches administratives liées au recueil des besoins. « Nous leur proposons à portée de clics les formations qu’ils auraient été chercher par eux-mêmes. » déclare Nathalie Manigne, DRH chez AON France, Belgique et Maroc. Découvrez l’interview complète d’AON pour découvrir comment la formation a renforcé l’engagement collaborateur !

💡Un logiciel de gestion de la formation ou TMS n’est pas seulement un facilitateur, mais un catalyseur de transformation. La synergie née du trio RH, manager et logiciel offre l’agilité nécessaire pour rester performant dans un environnement en constante évolution.