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Les campagnes d’entretiens conditionnent le développement des salariés et l'atteinte des objectifs RH. Pour maximiser leur efficacité, il est impératif de faire le point et d'évaluer leur impact. C'est là qu'interviennent les indicateurs clés de performance des ressources humaines (KPI RH).
5 KPI RH sont à suivre en priorité pour les campagnes d’entretien individuel. Vous serez ainsi mieux équipé(e) pour gérer vos entretiens de sorte à stimuler l'engagement des salariés et développer leurs compétences. Deux éléments qui contribuent au succès de votre entreprise à long terme.
Détails des 5 KPI RH pour toutes vos campagnes d’entretiens passées et à venir
📈 Le taux de complétion : mesure de l'engagement
Le taux de complétion est l'un des KPI RH essentiel pour évaluer le succès d'une campagne d'entretiens au sein de votre entreprise. Il évalue l’importance de la participation de vos salariés à votre campagne d’entretiens. Un taux de complétion élevé assure une riche collecte de données et d’informations précieuses pour l'amélioration continue de votre gestion des talents.
Comment réagir si le taux de complétion de l'année écoulée est trop bas ?
Le plus souvent, les entreprises qui enregistrent un faible engagement concernant les entretiens individuels ont recours à des processus RH datés. Trames d’entretien complétée à la main, organisation défaillante, faible implication des managers…
Pour donner un nouvel élan à vos campagnes d’entretien, différents leviers peuvent être activés :
- Former et impliquer les managers ;
- Lancer une campagne de communication RH auprès des salariés sur l’importance des entretiens ;
- Moderniser les processus RH au travers de la dématérialisation des entretiens.
Prenons l’exemple du Groupe Korus. En s’équipant d’un logiciel d'entretiens dématérialisés, le Service RH a simplifié le processus des campagnes. Ce dernier est plus accessible pour les managers et salariés.
Le taux de complétion des entretiens atteint aujourd’hui 94 % ! L'atteinte des objectifs fixés a permis à l'entreprise de collecter des données plus riches et pertinentes pour prendre des décisions éclairées en matière de gestion RH.
📈 Le NPS Interne : mesurer la satisfaction des employés
Le Net Promoter Score (NPS) est une mesure utilisée dans le domaine du marketing pour évaluer la satisfaction des clients. Il peut également devenir un puissant KPI RH pour évaluer la satisfaction de vos salariés à l’égard de vos processus RH, dont les entretiens individuels.
Le NPS interne consiste à poser une question simple à vos salariés. "Sur une échelle de 0 à 10, dans quelle mesure parleriez-vous positivement de notre processus RH à un collègue ou à un ami ?"
Les promoteurs (note de 9 ou 10) sont les plus satisfaits et enthousiastes quant aux processus RH mis en place. Ils considèrent l'expérience comme positive et sont susceptibles de la recommander à d'autres.
Les passifs (note de 7 ou 8) se déclarent relativement satisfaits mais ne partagent pas nécessairement sur ce sujet. Ils peuvent ne pas être particulièrement engagés dans le processus.
Les détracteurs (note <6) expriment leur mécontentement quant aux processus RH. Leurs préoccupations et leur source d’insatisfaction doivent être pris au sérieux.
L'objectif est d'obtenir un score NPS positif en augmentant le nombre de promoteurs et en réduisant le nombre de détracteurs. Un NPS élevé correspond à des processus RH efficaces et alimente la marque employeur. Rapporté aux campagnes d’entretiens, cela signifie qu’ils ont du sens et qu’ils contribuent au développement professionnel des collaborateurs.
En mesurant régulièrement le NPS interne, vous identifiez les domaines qui nécessitent des améliorations et recueillir des commentaires spécifiques de vos salariés. Cela contribuera à renforcer l'engagement de vos collaborateurs et à améliorer la qualité globale de votre gestion des talents..
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📈 Conformité légale : respecter les obligations RH
Lorsqu'il s'agit de mener des entretiens annuels, les responsables RH doivent également veiller à ce que l'entreprise respecte scrupuleusement ses obligations légales. Cela comprend la mise en place d'entretiens professionnels et la gestion des bilans à 6 ans, comme stipulée par le code du travail.
Est-ce que le nombre d’entretiens obligatoires réalisés correspond bien aux obligations réglementaires ?
Ici, un logiciel de gestion des entretiens se révélera précieux grâce à l’automatisation du suivi de ces obligations légales. En envoyant des alertes de rappel aux gestionnaires RH et aux salariés, le logiciel garantit que les entretiens obligatoires sont planifiés et menés en temps voulu.
Un logiciel de gestion des entretiens performant doit intégrer les fonctionnalités suivantes :
- Proposer la personnalisation des trames d’entretien pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise (convention collective, organisation en groupe...),
- Etre programmé pour envoyer des rappels automatiques pour informer les salariés et gestionnaires de la date limite de chaque entretien professionnel. Cette mise à jour réduit considérablement le risque de non-conformité et de sanctions potentielles (3 000 € par salarié concerné !).
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En garantissant la conformité légale, vous contribuez à établir la crédibilité et la fiabilité de votre entreprise en matière de gestion RH. DCes points forts permettent à vos collaborateurs de se sentir en sécurité en sachant que leurs droits sont respectés. Leur développement professionnel et leur évolution de carrière sont pris en charge de manière responsable.
📈 Problématiques remontées par les équipes : identifier les points d'amélioration
Dans le cadre d'une campagne d'entretiens annuels, il est essentiel d'être à l'écoute du feedback et des préoccupations de vos Talents. Le nombre de problématiques remontées par les équipes peut être un indicateur précieux pour identifier les axes d'amélioration dans le processus.
Il est nécessaire de faire le bilan : les problèmes soulevés peuvent varier. Il peut s’agir du manque de temps pour planifier les entretiens, de problèmes d'accès à l'outil de gestion des entretiens, ou encore d'une prise en main difficile. Ils peuvent également inclure des inquiétudes quant à la confidentialité des données ou à la pertinence des questions posées lors des entretiens individuels.
La collecte et l'analyse de ces problématiques permettent de prendre des mesures correctives pour optimiser le processus d'entretiens. Ce dernier s'inscrit dans l'esxpérience collaborateur, au même titre que les conditions de travail. Exemple : les plaintes concernent le manque d’ergonomie de l’outil dédié aux entretiens annuels. Cela peut être résolu en envisageant un changement de logiciel, plus user friendly.
En écoutant activement vos salariés, vous valorisez leurs retours et montrez que vous êtes déterminés à améliorer l'expérience d'entretien. Cela renforce la confiance et l'engagement collaborateur dans le processus RH, ce qui est essentiel pour son succès continu. In fine, le nombre de problématiques remontées devrait diminuer à mesure que vous apportez des corrections. A condition de suivre le leitmotiv « action / réaction » !
📈 Le temps passé à la consolidation des besoins de formation : optimiser l'effort
Une étape cruciale après les entretiens annuels consiste à consolider les besoins de formation. Comment s’assurer que cette étape soit aussi efficace que possible, afin de maximiser le temps et les ressources de l'équipe RH ?
Le défi consiste à :
- centraliser les informations recueillies pendant le déroulement de l'entretien,
- classer le recueil des besoins de formation par catégorie,
- mettre en place et générer automatiquement des rapports détaillés.
Prenons un exemple : après une campagne d' entretien annuel d'évaluation, il est fréquent que des besoins de formation spécifiques émergent. Sans un outil dédié à la gestion des talents, la collecte, la classification et l'analyse de ces données peuvent s'avérer fastidieuses et chronophages.
Un logiciel SIRH peut automatiser de nombreuses étapes du processus. Il permet de compiler rapidement les informations pertinentes, de les regrouper en catégories et de générer des rapports personnalisés pour chaque collaborateur ou service.
En optimisant l'effort consacré à la consolidation des besoins de formation, vous permettez à votre équipe RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que la conception de plan de développement des compétences sur mesure. Cela contribue à l'amélioration continue de la gestion des talents au sein de votre organisation : vivier de compétences riche, meilleures perspectives d'évolution en interne, politique de mobilité interne plus dynamique, etc.
En adoptant ces 5 KPI de la gestion des entretiens, vous pouvez mesurer le succès de vos campagnes et les optimiser pour un impact maximal sur votre organisation. N'oubliez pas que chaque KPI RH peut être amélioré et adapté dans les années à venir. Il se crée ainsi une boucle d'amélioration continue qui profite à l'ensemble de votre organisation.
