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D’après une étude récente[1], le feedback constructif est une composante clé de la gestion des talents. 98 % des salariés n'arriveront pas à se sentir engagés dans l'entreprise si leur manager leur donne un retour insuffisant sur leur travail !
Les entretiens individuels offrent l’opportunité d’échanger autour des performances et du développement des compétences. Le feedback constructif a un impact significatif sur la satisfaction au travail et l’engagement collaborateur.
Les méthodes SBI et KISS ne vous sont pas encore familières ? Voici les conseils pratiques pour diffuser la pratique du feedback constructif lors des entretiens !
Le feedback constructif ne s’improvise pas
La première étape précédant la mise en pratique le feedback constructif est la préparation. Avant l'entretien, prenez le temps de recueillir des informations pertinentes sur le salarié. Le spectre de données à rechercher couvre les réalisations, les objectifs antérieurs et les potentiels axes d amélioration. Une préparation minutieuse vous aidera à apporter un feedback mieux ciblé et à favoriser une discussion ouverte.
Les organisations équipées d’un logiciel dédié aux entretiens disposent d’un avantage de choix. Les RH peuvent accéder facilement aux évaluations précédentes, ainsi qu’aux objectifs définis lors des dernières campagnes. Lorsque cette charge de travail doit s’opérer à la main, la mission est chronophage et source d’erreur.
En amont de l’entretien, il sera utile de cibler les domaines spécifiques à aborder. Le recours à une trame d’entretien individuel annuel personnalisable permet de partager avec le collaborateur les thématiques qui nourriront l’échange à venir.
Préparez des questions ouvertes pour encourager vos talents à s'exprimer sur leurs conditions de travail, expériences et perspectives sur le long terme.
Une bonne préparation initiale est cruciale pour établir un climat de confiance. Cette étape permet de montrer à vos talents que vous êtes engagé(e) dans leur développement.
SBI, mode d’emploi
Lors de l'entretien, il est essentiel de donner un feedback positif qui soit clair, spécifique et factuel.
⚠️Évitez les généralités et assurez-vous que votre feedback repose sur des observations concrètes.
Pour structurer vos feedbacks réguliers, utilisez le modèle SBI (Situation, Comportement, Impact) :
- Décrivez la situation avec précision (date, contexte, parties prenantes…),
- Rappelez le comportement du salarié (type d’intervention, actions observées…),
- analyser l'impact que cela a eu.
Fournissez des exemples concrets pour étayer vos commentaires d’entretiens. Par exemple, au lieu de dire "Vous n'êtes pas proactif", dites :
"Lors du projet X, vous n'avez pas pris d'initiatives pour résoudre les problèmes, ce qui a ralenti l’avancement de l’équipe."
Assurez-vous que votre compte rendu est équilibré en soulignant les points forts ainsi que les domaines à améliorer.
Un feedback clair et spécifique permet au talent de mieux comprendre les attentes et les domaines où des progrès sont nécessaires.
La communication empathique, c’est chic
La communication empathique favorise la réceptivité de l'employé aux critiques constructives. Il est important que l'employé se sente écouté et compris, et non jugé ou critiqué.
En pratique, il est recommandé d’employer un langage positif et non accusatoire. Par exemple, "Je remarque que" fera meilleure impression que "Vous faites toujours".
Encouragez votre collaborateur à partager ses perspectives et ses réflexions sur le feedback. Il doit se sentir libre de poser des questions et d’exposer ses potentielles frustrations.
La communication empathique renforce la relation entre le RH ou le manager et le salarié. Elle favorise ainsi un climat de confiance propice à l’engagement au travail du collaborateur.
Du feedback au KISS
Le feedback constructif permet de coconstruire des plans dédiés à l’amélioration ou au développement des compétences. Ces stratégies doivent être concrètes, spécifiques et réalisables.
Pour chaque domaine d'amélioration, des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) doivent être définis. En tant que RH, à vous de vous assurer que les objectifs aient du sens! Il s'agit ausi de fixer des échéances claires pour les actions à entreprendre.
N’hésitez pas à vous appuyer sur la matrice KISS (Keep, Improve, Stop, Start) pour déployer votre plan d’actions. 4 catégories vont structurer les actions :
- les actions à poursuivre (Keep),
- celles qu’il faut améliorer ou développer (Improve),
- celles qu’il faut arrêter immédiatement (Stop)
- celles que vous devez commencer à mettre en place (Start), en général les solutions évoquées aux problèmes identifiés.
Pour renforcer l’engagement collaborateur, une bonne pratique consiste à solliciter l’employé pour définir le plan d’actions. Cette démarche est encore plus pertinente lorsque les performances du salarié ne sont pas satisfaisantes.
Qui dit suivi régulier dit salarié engagé
Pour garantir que votre talent progresse conformément au plan d'actions, il est essentiel de planifier des réunions de suivi régulières. Ces rituels permettent d'évaluer les progrès, de discuter des obstacles éventuels et d'apporter des ajustements si nécessaire.
Les réunions de suivi sont organisées à des intervalles convenus, par exemple chaque mois ou chaque trimestre. Lors de ces entretiens, évaluez les progrès réalisés par le salarié par rapport aux objectifs du plan d'actions.
⚠️La culture du feedback, c'est aussi être prêt(e) à réajuster le plan en fonction d’un changement de contexte. De nouveaux défis peuvent également apparaître, challengeant les aptitudes professionnelles du salarié.
En matière de ressources humaines, on distingue 2 types de flexibilité, qualitative et quantitative. En termes de management, les principes s’opposent.
La flexibilité quantitative se concentre sur les ressources pouvant être mises à disposition, dont la formation en entreprise. La flexibilité qualitative valorise les RH. Elle repose sur le principe d’amélioration continue mis en œuvre via l’apprentissage, le développement des compétences, le reskilling...
Le feedback constructif, à consommer sans modération
Adopter le feedback constructif lors des entretiens individuels est une approche puissante pour favoriser le développement des employés et améliorer les performances sur le lieu de travail. En suivant les étapes décrites ci-dessus, les professionnels RH créent un environnement propice à la croissance et à l'épanouissement professionnel.
Le feedback constructif, lorsqu'il est pratiqué de manière empathique et suivi de plans d'action, renforce la relation entre le manager et l'employé. A la clé, les RH valorisent la culture d'amélioration continue au sein de l'organisation et favorisent l’engagement des salariés.
Feedback constructif et Feedback 360 : éviter la confusion
Deux termes peuvent parfois être confondus : le "feedback constructif" et le "feedback 360". Bien qu'ils semblent similaires, ils se distinguent en termes de portée et d'objectifs. Rappel des différences
Le feedback constructif est un processus dans lequel un individu reçoit des commentaires, des conseils et des suggestions de la part d'une seule source. Il s'agit généralement du supérieur hiérarchique, d'un collègue ou d'un mentor. L'objectif principal vise à identifier les points forts et les domaines à améliorer chez la personne évaluée. Il s'agit de fournir des informations spécifiques et ciblées pour aider l'individu à progresser dans son rôle professionnel.
Le feedback 360, en revanche, est un processus plus complet dans lequel un individu reçoit des commentaires de multiples sources. Ces parties prenantes peuvent être des supérieurs, des pairs, des subordonnés, voire d'autres intervenants. L'objectif du feedback 360 vise à établir une vue panoramique des compétences, des comportements et des performances de l'individu. Cet entretien individuel aborde une plus grande diversité de perspectives.
Les commentaires proviennent de plusieurs sources et angles, offrant une vue dite multidirectionnelle, soit 360 degrés. Ce type de feedback couvre un éventail élargi de compétences, de comportements et de performances. Son objectif est d'aider le talent à se développer professionnellement, souvent en vue d'une évolution de carrière.
Le feedback constructif et le feedback 360 ne sont pas interchangeables. Le premier se concentre sur des aspects spécifiques et offre un aperçu détaillé pour améliorer les performances actuelles. Le second offre une perspective plus large pour l'évolution professionnel à long terme.
Choisir le bon type de feedback dépend des objectifs poursuivis. Une combinaison judicieuse des deux peut également s'avérer bénéfique pour une croissance complète et équilibrée dans le monde professionnel. En fin de compte, il s'agit de reconnaître que chaque forme de feedback a sa place et son utilité dans le développement professionnel !
[1] Source : étude officevibe
