Plan de formation : les obligations pour l’entreprise ?

En tant que responsable de service au sein de votre entreprise, il est normal que vous vous posiez certaines questions sur vos obligations vis-à-vis de vos collaborateurs. Le droit à la formation des salariés constitue en effet un sujet central. Cela peut faire l’objet d’une politique de gestion plus performante grâce à la digitalisation des processus métier. Découvrez ci-dessous comment les nouvelles solutions informatiques peuvent vous simplifier la vie et conduire à une meilleure prise en compte des besoins du salarié.

Qu’est-ce qu’un plan de formation ?

Le plan de formation est un document qui relève habituellement de la seule initiative de l’employeur au sein de l’entreprise. Il définit les actions menées par le dirigeant pour permettre aux salariés d’accéder à de nouvelles compétences, actions généralement mises en œuvre l’année suivante (N+1). À ce stade, faites bien attention à distinguer les actions de formation menées au sein de l’entreprise, et les initiatives autonomes menées par les salariés via leur compte personnel de formation. Ce sont deux choses distinctes.

Le plan de formation constitue une obligation pour l’employeur, quel que soit l’effectif. Il peut servir en diverses occasions :

Pour sécuriser les compétences de maintien de l’emploi.
Pour développer les compétences de chaque collaborateur dans une perspective d’évolution.

Le plan de formation doit être systématiquement examiné par les représentants du personnel, dans le cadre de la consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise.

Comment élaborer un plan de formation ?

Pour construire un plan réussi à destination des salariés de l’entreprise, vous devez respecter plusieurs étapes successives que nous vous proposons de regarder dans le détail ci-dessous :

Mener une réflexion stratégique :

Pour élaborer un plan pertinent et efficace, vous devez, en tant que responsable de service ou chef d’entreprise, comprendre l’environnement et les orientations stratégiques de votre entreprise. Plusieurs questions peuvent être posées dans ce cadre : quelles sont les évolutions techniques importantes de votre secteur ? Quel est le développement commercial envisagé par votre entreprise ? Quels nouveaux secteurs doivent être privilégiés ou ciblés ?

Faire un recueil des besoins / réaliser une cartographie des compétences en interne :

Ce travail se fait généralement au moment des entretiens annuels d’évaluation, et permet d’évaluer l’écart entre la situation actuelle et les objectifs d’évolution de votre entreprise. À ce moment-là, les collaborateurs peuvent également exprimer leurs souhaits de formation.

Établir un plan de formation prévisionnel et la budgétisation :

Le plan de formation prévisionnel doit permettre de répondre à plusieurs problématiques (actions en faveur du maintien de l’emploi et actions de développement des compétences). La budgétisation donne ensuite la possibilité d’orienter les choix en matière de priorité (contenu de formation et de modalité pédagogique). Ce faisant, l’entreprise peut choisir de former elle-même ses collaborateurs, ou de recourir aux compétences d’un organisme de formation en externe.

Présenter le plan de formation aux principaux intéressés :

Dans une situation managériale classique, le plan fait l’objet d’une démonstration obligatoire auprès du comité d’entreprise ou Comité Social et Economique (CSE). En revanche, si votre structure accueille moins de 50 salariés, il sera soumis à l’attention des délégués du personnel.

Mettre en œuvre le plan :

Une fois le plan validé, les formations proposées dans le cadre du projet sont obligatoires pour les salariés. La communication du Plan de Développement des Compétences validé apparaît ici comme essentielle, afin d’engager pleinement les salariés dans le processus d’évolution de la structure.

Plan de formation obligatoire : quel est l’état actuel de la réglementation ?

Vous devez savoir que le plan de développement des compétences a remplacé le plan de formation, et ce depuis le 1er janvier 2019. Concrètement, les obligations de l’employeur restent les mêmes et les droits des salariés également. Les objectifs en matière de maintien dans l’emploi et l’acquisition de nouvelles compétences demeurent. Néanmoins, certaines simplifications ont été adoptées notamment vis-à-vis de la liste des actions de formation à mener. Au final, le plan de développement des compétences décrit l’ensemble des compétences à acquérir par l’entreprise (alors que le plan de formation exposait un programme de formations à effectuer).

Quel rôle pour la gestion des compétences ?

La gestion des compétences est une tâche essentielle des services RH. Elle suppose notamment un accompagnement personnalisé et ciblé de vos principaux collaborateurs, afin de leur permettre d’acquérir de nouvelles compétences au service de votre structure. L’élaboration d’un plan de développement va dans ce sens, et permet de renforcer les relations humaines, de fidéliser les employés et d’améliorer les performances de votre entreprise.

Néanmoins, la gestion efficace des compétences des collaborateurs implique très souvent la mise en place d’une méthodologie particulière et l’intégration d’outils efficaces. On recommandera ainsi systématiquement aux services RH d’employer une matrice de compétences. Cet outil est particulièrement indiqué pour les managers qui souhaitent évaluer et développer les compétences de leurs équipes, dans le but d’assurer la croissance de leur activité ou d’un projet. Pour cela, l’intégration d’un outil de gestion des compétences peut s’avérer indispensable, afin d’identifier avec une grande précision les compétences présentes dans votre société.

Quels sont les avantages d’un outil de gestion des compétences ?

En tant que manager ou responsable RH, vous comprenez mieux que quiconque l’importance de gérer les compétences, pour anticiper les futures embauches ou attribuer au mieux les tâches et missions à vos collaborateurs. C’est pourquoi la mobilisation d’un outil de gestion des compétences peut s’avérer essentielle, lorsque votre entreprise atteint un certain stade de développement. Voici les avantages d’un tel outil à votre service :

L’identification des compétences clés grâce à un référentiel. Celui-ci peut être consulté à n’importe quel moment par le DRH, le responsable des ressources humaines, les managers et autres partenaires sociaux de l’entreprise.
La proposition de formations adaptées : en tant que responsable et grâce à un logiciel, vous avez la possibilité de mettre en place des plans de formation adaptés, et améliorer la gestion des talents au sein de votre structure. Cette dimension contribue grandement à la flexibilité et la mobilité interne.
La maîtrise des ressources humaines : la mobilisation des services d’un logiciel de gestion vous permet de renforcer le caractère pédagogique de votre politique en matière de ressources humaines. Au final, vous répondez plus efficacement aux besoins de votre entreprise, tout en permettant une meilleure organisation du travail.

Comment répondre aux enjeux RH complémentaires : plan de formation et gestion des compétences ?

Parmi les logiciels existants Skillup est un outil en mode Saas qui est capable de traiter plusieurs problématiques en lien avec les services RH grâce à l’intégration de trois modules :

Module formation : ce module agit comme un véritable portail informatique personnalisé, permettant de recueillir les besoins en matière de formation. La conception d’un authentique plan digitalisé devient dès lors possible.
Module entretien : vous avez ici la possibilité de créer une véritable « trame » d’entretien personnalisée et dématérialisée, en toute conformité avec vos pratiques RH habituelles. Ce qui facilite grandement vos objectifs en matière d’entretien annuel, professionnel et bilan.
Module compétences : grâce à cet outil, vous allez pouvoir « cartographier » les fiches de postes et des compétences, afin de piloter idéalement votre Gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC).

Outre un gain de temps considérable dans le traitement des enjeux RH quotidiens, signalons aussi la rapidité de l’implémentation. En moins d’un mois et avec l’assistance d’une équipe technique dédiée, la solution Skillup est déployée dans votre entreprise. L’expérience se révèle finalement très intuitive pour chaque collaborateur, avec une attention particulière portée sur le design et le parcours utilisateur.

Finalement, le logiciel Skillup est non seulement en mesure de vous faire gagner un temps précieux, mais il respecte également en tout point vos processus en place. Selon les propos mêmes de son cofondateur, Hugues Peuchot, l’objectif initial était de parvenir à « réconcilier les collaborateurs avec les processus RH de l’entreprise »