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Les salariés d’une entreprise disposent d’un certain nombre de droits, tout au long de leur carrière. Le droit à la formation en fait partie et doit permettre, soit de maintenir, soit de développer de nouvelles compétences. À l’heure actuelle, plusieurs dispositifs permettent d’accéder à la formation continue, que ce soit le CPF (Compte personnel de formation), la VAE (Validation des acquis de l’expérience) ou le bilan de compétences. Le plan de formation, à l’initiative de l’employeur, fait partie de ces outils permettant la gestion des compétences et des talents dans l’entreprise. Nous vous proposons d’en décrypter les ressorts ci-dessous, notamment en donnant un exemple de plan de formation.
Plan de formation : définition et principes de base
Chaque entreprise se doit de connaître les ressources dont elle dispose en interne, et apprendre à les valoriser lorsque la situation l’exige. Les salariés constituent bien évidemment l’une de ces ressources principales, qui doit donner lieu à un examen attentif afin de définir l’état actuel de l’entreprise et ses besoins en formation à venir.
La formation en entreprise : qu’est-ce que le plan ?
Le plan dédié à la formation en entreprise est un document établi généralement par l’employeur. Il regroupe l’ensemble des actions de formation que celui-ci doit mener et entend mettre en œuvre pour l’année suivante (c’est-à-dire, l’année N+1 (1)). L’établissement de ce document relève ainsi de la seule initiative et responsabilité de l’employeur. Son élaboration n’est pas obligatoire, même si l’employeur a une obligation de formation professionnelle vis-à-vis de ses salariés. Dans tous les cas, l’accélération des évolutions économiques et technologiques ne peut qu’inciter fortement l’employeur à opter pour cette solution (2). Finalement, la validation du plan ne peut intervenir qu’après consultation des représentants du personnel. (3).
Le plan de formation devient le plan de développement des compétences
En tant que responsable RH, vous devez savoir que le plan de formation a connu quelques modifications depuis le 1er janvier 2019. L’actuel plan de développement des compétences inclut désormais toutes les actions de formation, dont le bilan de compétences, la validation des acquis de l’expérience (VAE), les formations obligatoires, les formations suivies en interne ainsi que les formations fournies par des prestataires externes (4). L’esprit de la réforme consiste donc à décrire plus spécifiquement les compétences à acquérir par l’entreprise, plutôt que d’exposer simplement un programme de formations à effectuer (5).
Quelles sont les 4 étapes du plan de formation ?
La construction du plan de formation suit généralement 4 étapes que nous vous détaillons ci-dessous :
- Définition des grandes orientations stratégiques de l’entreprise en année N / compétences requises pour atteindre les objectifs : en tant que responsable des Ressources Humaines, vous devez suivre les évolutions techniques, technologiques et organisationnelles, relatives à votre secteur d’activité et à l’état du marché de manière générale. Pour cela, il peut être utile de recueillir annuellement les besoins en formation de vos salariés, mais aussi leurs désirs d’évolution et de montée en compétences. L’entretien professionnel s’avère être un excellent outil à ce stade, et vous permettra de révéler les compétences insoupçonnées de vos collaborateurs, et leur volonté éventuelle de se former.
- Identification des besoins en formation : cette démarche peut être à la fois collective, mais aussi individuelle, par le biais des entretiens individuels ou professionnels. Lors des entretiens annuels d’évaluation par exemple, vous pouvez consulter vos salariés sur leurs besoins en compétences et en formation. Les collaborateurs peuvent aussi exprimer librement leurs souhaits de formation (6).
- Réalisation d’un plan de mise en œuvre / plan de formation prévisionnel et allocation d’un budget : le plan de formation prévisionnel doit pouvoir répondre à deux objectifs distincts qu’est le maintien dans l’emploi d’une part, et le développement des compétences de l’autre. Pour cela, des actions spécifiques seront mises en œuvre. Votre entreprise peut choisir de former elle-même ses collaborateurs, ou mobiliser les compétences d’un organisme de formation externe, avec lequel elle définit le budget alloué aux formations. Cette phase est cruciale et implique pour les responsables de réussir à bien cadrer les moyens en termes d’actions de formation et d’organisation.
- La consultation du Comité d’Entreprise (CSE) ou des délégués du personnel (pour les entreprises de moins de 50 salariés) : ces acteurs doivent être consultés pour toute action relative au plan de formation. Vous devez vous assurer qu’ils adhèrent au projet, et ce le plus tôt possible ! Notons que le CSE (présent dans les entreprises d’au moins 50 salariés) doit impérativement être consulté pour tout ce qui relève des grandes orientations stratégiques de l’entreprise. Cela implique également la formation professionnelle.
Comment élaborer un plan de formation ?
Maintenant que vous êtes parfaitement renseigné sur les objectifs du plan de formation, vous vous demandez certainement comment mettre en place « physiquement » une telle démarche au sein de votre entreprise. Sachez tout d’abord que vous disposez d’une liberté totale dans la conception de votre plan, que ce soit dans le choix du support comme sur la forme. Pour le reste, vous devez idéalement prévoir de la place pour les actions de formation, les bilans de compétences, la validation des acquis, l’expérience ainsi que le calendrier prévisionnel. N’oubliez pas, en tout état de cause, qu’une action de formation doit avoir des objectifs clairs, des moyens pédagogiques et d’encadrement ainsi qu’un dispositif de suivi et d’évaluation des résultats.
Utiliser les applications bureautiques courantes
Sachez que vous pouvez trouver sur Internet des modèles de plan de formation gratuit. Ils sont généralement très accessibles, et conçus à partir d’outils informatiques comme Word ou Excel. Bien qu’un modèle de plan de formation sur Excel soit susceptible de vous faire gagner un temps précieux, cette solution a tout de même ses limites. En premier lieu, un fonctionnement parfois opaque (avec intégration de formules parfois complexes) et peu performant lorsqu’il s’agit de mesurer avec précision l’impact du projet de formation sur l’activité. De plus, en tant que responsable RH, vous aurez certainement besoin de gérer l’ensemble des formations de vos collaborateurs en même temps, ce qui ne sera pas forcément possible via un tableur classique, du moins pas de manière ergonomique. Vous perdrez donc en temps et en efficacité.
Utiliser un logiciel spécialisé dans les problématiques RH
Depuis quelques années maintenant, des outils informatiques font leur apparition, au service d’une plus grande efficacité et une grande productivité des entreprises. Les services RH ont des besoins importants en matière d’accompagnement des transformations et de maîtrise des coûts de gestion. Vous-même, en tant que responsable de service, vous devez prendre les meilleures décisions possible et obtenir idéalement des données fiables et à jour sur chacun de vos collaborateurs. C’est ce que permet la mise en place d’un SIRH ou Système d’information de gestion des ressources humaines.
Quels sont les avantages d’un SIRH ?
Vous l’aurez compris, l’intégration d’une solution informatique dans votre entreprise vous permettra, non seulement, de gérer efficacement les tâches administratives courantes, mais vous donnera également la possibilité de vous appuyer sur un outil puissant, au service de la cohésion de votre entreprise. En effet, en tant que responsable RH, vous devez impérativement prêter une oreille attentive aux besoins des salariés. Découvrez ci-après les atouts d’un SIRH à votre service :
- Grâce au digital, vous focalisez davantage votre attention sur les salariés : selon une enquête menée auprès des décideurs RH en France par la société d’études indépendante Markess, près de 86% des décideurs interrogés accordent une forte importance à l’engagement des salariés sur le long terme, axe fondamental de leur épanouissement et de leur engagement auprès de l’entreprise et de sa réussite (7).
- Vous échangez plus rapidement et efficacement des informations avec le reste de l’entreprise : la communication par le biais d’un SIRH apporte ainsi un sentiment de convivialité dans un environnement parfaitement fonctionnel. La digitalisation permet ainsi à l’entreprise de satisfaire à des objectifs économiques, tout en valorisant le capital humain.
Pourquoi Skillup peut vous aider ?
Skillup a été conçue pour satisfaire les besoins des responsables des ressources humaines, notamment en matière de formation. Il s’agit en réalité d’un portail RH, c’est-à-dire d’une plateforme constitutive d’un système SIRH via laquelle l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise participent à une démarche active de gestion de leur carrière. Skillup propose ainsi une gestion complète de la formation, via un portail personnalisé qui recueille les besoins et digitalise le plan.
(1) https://www.force-ouvriere.fr/qu-est-ce-qu-un-plan-de-formation
(2) https://www.foederis.fr/bonnes-pratiques-rh/plan-de-formation/
(4) https://www.appvizer.fr/magazine/ressources-humaines/gestion-competences/plan-formation
(5) https://www.ifocop.fr/dispositifs-et-financement/plan-de-developpement-des-competence
