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Les processus de formation désignent les règles, les outils de gestion de la formation, les actions et les interactions réalisées dans le cadre de la gestion de la politique de formation en entreprise. Ils relèvent en général de la responsabilité du service formation ou du service ressources humaines.
Selon la taille de l’entreprise et sa politique RH, les processus de formation peuvent être plus ou moins nombreux et codifiés. Voici tout ce qu’il y a à savoir sur ce sujet !
La périmètre des processus de formation
Les processus de formation constituent l'épine dorsale de toute politique RH axée sur le développement des compétences. Pour les professionnels des ressources humaines, la parfaite compréhension de ces processus garantit une gestion de la formation efficace au sein de l'entreprise.
Les processus de formation représentent le fil conducteur guidant la conception, la mise en œuvre et l'évaluation des programmes de formation au sein de l'entreprise.
La responsabilité principale des processus de formation repose sur le service formation ou le service RH. Ces équipes sont chargées de concevoir, de coordonner et de suivre la mise en œuvre de la politique de formation. Elles veillent à ce que celle-ci réponde aux besoins de l'entreprise et de ses collaborateurs.
L'efficacité des processus de formation conditionne le succès global de la politique RH. Des processus bien définis et optimisés assurent une gestion fluide de la formation professionnelle, de la planification à l'évaluation. Ils favorisent ainsi le développement des compétences des collaborateurs en continu, ce qui constitue un moteur d’engagement et de performance.
Découvrez à présent de manière plus détaillée les actions couvertes par les processus de formation, du concept initial à la réalisation concrète du plan de formation.
Du processus de formation au plan de formation
Les processus de formation ne se limitent pas à une série d'étapes administratives. Ils englobent l'intégralité du cycle de vie de la formation, depuis la conception des parcours d’apprentissage jusqu'à l'évaluation. Comprendre chacune de ces actions est essentiel pour les responsables RH en vue d'optimiser chaque étape du processus :
- Constitution et diffusion du catalogue de formation,
- Recueil des besoins de formation des collaborateurs, souvent via les entretiens professionnels,
- Cycles de validation et d'arbitrage suivant les objectifs stratégiques de l'entreprise,
- Planification des sessions, mises à jour et gestion administrative,
- Suivi du budget de la formation, évaluations et ROI de la formation.
Cette étape constitue la fondation sur laquelle reposera l'ensemble de la politique de formation et du plan de développement des compétences.
Pour faciliter la construction du plan de formation, les Services RH peuvent mettre en place un catalogue de formation en ligne. Une ressource complète et accessible permet d’informer les collaborateurs des opportunités de développement professionnel. Les gains de temps vs une recherche manuelle de sessions de formations sont conséquents. Avec le logiciel SIRH de gestion de la formation Skillup, il est possible de concevoir un catalogue de formation sur mesure en 1h seulement.
Le catalogue contribue à améliorer un autre processus de formation : le recueil des besoins. Grâce à un recueil qualifié, les RH comprennent mieux les aspirations professionnelles de chaque Talent et adaptent le plan de formation en conséquence.
Dans un second temps, les processus de validation et d'arbitrage de la formation garantissent l'alignement du plan de formation sur la stratégie de l entreprise. Ils impliquent souvent la participation de différents départements et parties prenantes, nécessitant une gestion cohérente des retours et des ajustements.
La transparence est cruciale. Les collaborateurs doivent être informés à chaque étape du processus de formation. Des communications régulières sur les progrès, changements et nouvelles opportunités renforcent l'engagement des collaborateurs. Ici, le recours à un TMS fera la différence.
Les bilans de compétences, les obligations légales pour adapter au poste de travail ou assurer le maintien dans l emploi... Autant d'enjeux pris en charge par un outil dédié à la gestion de la formation.
La planification logistique des sessions de formation, la gestion des réservations, et les inscriptions des stagiaires nécessitent une coordination minutieuse. Des outils efficaces peuvent considérablement simplifier ces processus, permettant aux RH d’être mieux préparés face aux imprévus de la gestion de la formation.
Autre processus RH : la gestion administrative des formations (conventions, convocations, feuille de présence, facturation...). Cet aspect constitue une composante essentielle. Une prise en charge efficace de ce type de tâches garantit la conformité tout en libérant les RH de missions chronophages. Vive le TMS pour automatiser la gestion administrative de la formation !
Enfin, le suivi budgétaire, les évaluations post-formation et la mesure du ROI de la formation sont des processus de formation participant à la réussite du plan de formation. Ces éléments permettent d'affiner les démarches entreprises en fonction des résultats obtenus.
En comprenant chaque étape du processus, les professionnels RH optimisent l'efficacité opérationnelle. Ils insufflent une véritable valeur ajoutée pour le développement continu des compétences au sein de l'entreprise. Dans la section suivante, nous explorerons les enjeux majeurs liés à la mise en place de ces processus de formation.
Les enjeux des processus de formation
Améliorer l’efficacité des processus de formation permet d’augmenter la productivité des professionnels RH. En effet, la gestion opérationnelle et administrative ne doit pas s’opérer au détriment de l’accompagnement individuel de chaque collaborateur. Il est donc essentiel pour une entreprise d’optimiser ses processus de formation en vue de se concentrer sur un enjeu prioritaire : développer les compétences des collaborateurs.
Sur la base de ces constats, Skillup propose aujourd’hui un logiciel SIRH 100 % digital pour optimiser les processus de formation. Cette solution SaaS collaborative de gestion de la formation permet d’optimiser l’ensemble des processus de formation dans un double objectif :
- Améliorer la productivité des professionnels RH grâce à une suite d’outils dédiés permettant de rationaliser la gestion administrative : constitution simple d’une offre de formation personnalisée, portail collaborateurs et recueil des besoins, constitution d’un plan de formation en ligne, inscriptions et réservations en ligne, suivi budgétaire, suivi des évaluations des actions de formation... En moyenne, les gestionnaires RH économisent 40 % de temps grâce à Skillup.
- Renforcer l’engagement des collaborateurs qui deviennent acteurs de leurs parcours de formation grâce à une plus forte implication dès la phase de recueil des besoins.
Vous souhaitez améliorer l’efficacité de vos processus de formation ? Découvrez le logiciel SIRH de gestion de la formation Skillup. On parie que vous allez aimer développer vos Talents avec ce TMS à la fois puissant et ergonomique ?
