Zoom sur le référentiel métier

Le référentiel métiers est un répertoire des métiers de l'entreprise auquel sont associées des compétences. Rédigé sous la responsabilité de la direction des Ressources Humaines, ce document décrit et hiérarchise les prérequis indispensables pour exercer chaque emploi.

En pratique, le référentiel métiers prend en compte toutes les dimensions des compétences des salariés, principalement, en termes de :

savoirs : ce sont les connaissances théoriques généralement acquises par l'éducation formelle (école, enseignement supérieur, formation professionnelle) ;
savoir-faire (ou compétences opérationnelles) : il s'agit des capacités à effectuer concrètement et correctement différentes tâches ;
savoir-être professionnels (ou compétences comportementales) : ce sont les qualités subjectives (rigueur, persévérance, créativité, autonomie, esprit d'initiative, sens relationnel, etc.) de plus en plus recherchées et valorisées par les employeurs.

À cela s'ajoutent les compétences rares, les aptitudes pédagogiques (tutorat, formation interne) ainsi que les compétences transverses qui concernent plusieurs métiers tels que l'aptitude à la polyvalence ou la gestion du stress.

Pourquoi construire un référentiel métiers ?

Bâtir un répertoire des métiers permet d'ancrer un langage commun à l'ensemble des acteurs d'un organisme. Grâce à ce document, une entreprise peut déterminer les expertises nécessaires à son fonctionnement. Elle peut aussi évaluer les écarts entre les compétences requises et celles détenues par ses collaborateurs.

Les responsables RH peuvent utiliser cette base de données pour élaborer une cartographie complète des talents présents dans l'entreprise, optimiser la mobilité interne, proposer un parcours de carrière personnalisé pour chaque salarié ou encore définir le profil d'un candidat pour un recrutement.

Pour les collaborateurs, ce support présente également un intérêt majeur. Il leur permet d'identifier leur portefeuille de compétences. En déterminant leurs atouts et faiblesses, ils peuvent réaliser un bilan préparatoire pour une évolution professionnelle ou un changement de carrière.

Utiliser un outil permettant la gestion du référentiel métier et du référentiel compétences sera utile pour la diffusion auprès des collaborateurs et la mise à jour.

Comment faire un référentiel métiers ?

Mettre en place un référentiel métiers requiert une méthodologie rigoureuse. Voici les sept grandes étapes à suivre pour réussir votre projet.

Définir le ou les objectifs

Avant de vous lancer dans la construction de votre répertoire des métiers, vous devez vous poser un certain nombre de questions :

À quels usages est-il destiné ?

Comment les résultats seront-ils exploités ?

Quelles personnes se serviront de ce document et comment ?

Les réponses obtenues à l'issue de cet exercice vous permettront d’identifier les objectifs derrière la réalisation de cet outil. Il peut s'agir de :

repérer les talents potentiels ;
prévoir les besoins en termes de formation ou de mobilité interne ;
constituer des équipes compétentes pour répondre à des appels d’offres ;
permettre l’autoévaluation des collaborateurs sur leurs expertises ;
s’assurer que les certifications et les habilitations de chacun sont à jour ;
anticiper les pertes d’expertise dues aux départs à la retraite, aux démissions ou aux indisponibilités ;
préparer les différents entretiens annuels.

Déterminer le champ d'application

Cette étape consiste à délimiter avec suffisamment de précision le périmètre sur lequel vous allez travailler. Il peut s'agir d'un service (comprenant plusieurs fonctions), d'un poste, d'un métier ou encore d'une entreprise.

Attention : gardez à l’esprit que la démarche doit rester relativement ciblée. Si le périmètre choisi est trop large, la création ou la mise à jour des données deviendra complexe et chronophage.

Mettre en place un groupe de travail

Dans les grandes sociétés, composées de plus de 50 collaborateurs, il est recommandé d’affecter un groupe de personnes issues de différents métiers sur ce projet. L'équipe chargée de la définition des compétences doit inclure un représentant RH, des managers opérationnels et des collaborateurs du périmètre analysé.

Dans les petites entités (moins de 50 collaborateurs), le référentiel des métiers peut être mis en place par une seule personne qui pourra y consacrer 2 à 3 heures de son temps.

Recenser et valider les métiers

Établissez la liste des fonctions, des missions ou des métiers principaux à travailler pour construire votre outil. Réalisez ensuite des fiches métiers pour un service ou l’ensemble des postes de travail. Enfin, classez les éléments récoltés selon un ordre hiérarchique.

Faire l’inventaire des compétences liées aux métiers

Il s'agit ici de réaliser une photographie des compétences attendues pour un poste ou une mission. Différentes méthodes peuvent être utilisées dont le Mind Mapping, le brainstorming ou encore l'observation sur terrain.

Établir un système de notation pour chaque compétence

Cette étape, qui peut être associée à la précédente, permet d’évaluer les niveaux de compétences requis pour chaque métier présent dans l’organisation. Le but étant d’aboutir à une cartographie réellement exploitable. Pour atteindre cet objectif, il convient de définir un nombre de niveaux et des libellés parfaitement compréhensibles pour l’évalué et pour l’évaluateur. Cela peut être par exemple :

Niveau 1 : Maîtrise insuffisante (Débutant)

Niveau 2 : Maîtrise fragile (Apprenti)

Niveau 3 : Maîtrise satisfaisante (Confirmé)

Niveau 4 : Bonne maîtrise (Expert)

Le positionnement d’un profil sur un ensemble de niveaux peut aussi faire l’objet d’une catégorisation : senior ou junior.

Remarque : selon les impératifs de l'entreprise, cette démarche peut permettre la définition et la mise en œuvre d'actions correctives et curatives.

Mettre en forme le document

Une fois ces informations rassemblées, vous pouvez les organiser dans un tableau listant les compétences par rubrique (savoir, savoir-faire, savoir-être). Vous y indiquerez également les niveaux attendus en fonction des objectifs stratégiques de votre structure. Pour que votre outil soit compris du plus grand nombre, n'oubliez pas de rédiger une brève description pour chaque compétence. Enfin, soyez rigoureux et clair dans le vocabulaire employé lors de la rédaction de votre référentiel métiers. Utilisez un verbe en début de phrase afin de décrire chaque activité et finalité. Pour les activités professionnelles principales, privilégiez des verbes d’action tels que réaliser, établir ou concevoir. Pour décrire la finalité des performances sur des tâches secondaires, optez pour des verbes de responsabilité comme parvenir à, participer à ou contribuer à.

Sachez qu'il existe plusieurs référentiels métiers externes dont :

le REFERENS (Référentiel des Emplois types de la recherche et de l'Enseignement Supérieur) qui répertorie les métiers des ingénieurs et personnels techniques de recherche et de formation (ITRF) et des ingénieurs et personnels techniques de la recherche (ITA) ;

le CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale) qui intègre plus de 250 fiches métiers ;

l'APEC (Association Pour l'Emploi des Cadres) qui regroupe cinq familles (informatique, création, marketing, communication et juridique) ;

le ROME (Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois) qui comprend 532 fiches contenant près de 11 000 appellations différentes de métiers et d'emplois.

Les données issues de ces outils peuvent servir de point de départ pour construire votre référentiel, à condition d’adapter cette base à votre propre contexte.

Référentiel métiers : exemple

Voici un exemple de référentiel métiers pour un assistant ingénieur électronicien :

Électronique (niveau attendu 4) : Connaître les bases en électronique (analogique, numérique et de puissance) ainsi que le fonctionnement élémentaire des composants électroniques.
Sciences Physiques (niveau attendu 4) : Avoir des notions approfondies en mécanique des fluides compressibles, acoustique et thermique.
Langages de programmation (niveau attendu 3) : Disposer de connaissances en programmation informatique de type LabVIEW, TestStand, Python et C/C++.
Logiciels spécifiques au domaine (niveau attendu 4) : Maîtriser les logiciels de conception assistés par ordinateur (Altium Designer, Eagle, PCB).
Assurer une veille (niveau attendu 4) : Suivre l'évolution d'un domaine en fonction d'objectifs donnés et diffuser les informations essentielles aux commanditaires.
Appliquer les règles d'hygiène et sécurité (niveau attendu 4) : Mettre en œuvre et savoir transmettre les règles d'hygiène et de sécurité (risques électriques, incendie, émission de gaz nocifs, etc.)
Résoudre des problèmes (niveau attendu 4) : Identifier des anomalies, des défauts, des carences, leurs causes et les mesures correctives associées.
Rédiger des documentations techniques pour les architectures développées (niveau attendu 4) : Savoir élaborer un rapport d'intégration, une fiche suiveuse, une note d'utilisation et une étude des coûts.
Autonomie (niveau attendu 4) : Être apte à réaliser des activités sans avoir besoin en permanence de soutien ou de supervision.
Curiosité intellectuelle (niveau attendu 3) : Avoir le goût d'apprendre et de connaître des choses nouvelles.
Sens critique (niveau attendu 4) : Pouvoir s'interroger sur la réalité d'un élément ou sur l'opportunité d'une décision afin de permettre l'adoption de la meilleure solution possible.
Sens de l'initiative (niveau attendu 4) : Être capable d'agir face à l'imprévu et d'anticiper des réponses aux événements futurs et aux problèmes prévisibles.

Optimisez la réalisation de votre référentiel des métiers grâce à la digitalisation RH

Le référentiel métiers peut être formalisé dans un fichier Excel. Sachez cependant que cette solution nécessite d’actualiser la base de données manuellement, ce qui représente une tâche longue et fastidieuse. C'est pourquoi le recours à un logiciel RH SaaS, comme Skillup, s’avère indispensable pour créer un référentiel structuré et évolutif. Doté d'une interface intuitive et interactive, notre outil collaboratif vous permet de :

simplifier les opérations de mises à jour et d’information sur les métiers et les compétences de votre entreprise ;
mettre en place tout type d’automatisation en fonction de vos process internes (évaluations annuelles ou de fin de mission, feedbacks 360°) ;
déterminer avec précision quelles sont les personnes à former ;
notifier vos employés lors de l'ajout de nouvelles compétences pour que ces dernières puissent être déclarées le cas échéant ;
valider ou modifier les niveaux d’expertises déclarés par vos salariés grâce aux feedbacks des managers ;
gagner du temps dans le maintien des certifications et des habilitations ;
construire des aires de mobilité et des parcours de carrières ;
maîtriser votre Strategic Workforce Planning.