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La trame d'entretien conditionne la réussite de l’échange avec un collaborateur. Ainsi, la préparation d’une campagne d’entretiens passe par la conception de modèles adaptés pour chaque talent de l’entreprise.
Plusieurs bonnes pratiques sont à mettre en place afin de concevoir un modèle efficace et personnalisé. Plus qu’une simple liste de sujets à aborder, la trame d’entretien constitue le fil conducteur de l’entretien professionnel, de l’entretien annuel, etc.
Passage en revue des 5 conseils à appliquer pour concevoir le meilleur modèle de trame d’entretien !
Les fondamentaux de la construction d'une trame d’entretien
La conception d'une trame d'entretien solide repose sur 3 fondamentaux bien établis.
Commencez par définir clairement les objectifs de l'entretien, en alignant les attentes de l'entreprise avec les aspirations individuelles des collaborateurs.
Identifiez les domaines clés à évaluer, qu'il s'agisse des compétences professionnelles, des performances passées, ou des objectifs futurs.
Assurez-vous que la trame offre une structure logique, guidant la conversation de manière fluide tout en couvrant l'ensemble des sujets pertinents. Ces éléments constitueront la base robuste sur laquelle construire une trame d'entretien professionnel efficace.
💡A noter : la force d'une trame réside également dans sa capacité à s'adapter aux spécificités de chaque collaborateur. C'est là que la personnalisation entre en jeu, formant le lien essentiel entre la structure générale et l'expérience individuelle. Découvrez comment cet élément clé va donner vie à toutes vos trames d'entretien !
La personnalisation de la trame, un incontournable
Chaque collaborateur est unique. Ses compétences, ses aspirations et ses défis spécifiques ne sont pas clonables. La personnalisation de la trame apportera véritable valeur ajoutée à l'exercice. L’entretien annuel d’évaluation d’un salarié en fin de carrière sera différent de celui d’un junior venant d’intégrer l’organisation !
Il sera nécessaire d’identifier les besoins individuels. La trame sera ainsi adaptée pour refléter les objectifs de carrière, les points forts et les domaines d'amélioration de chaque collaborateur. Evidemment, s’agissant de certains échanges tel que l’entretien professionnel, la structure doit respecter les thèmes énoncés par la réglementation.
La personnalisation va au-delà de l'esthétique. Elle façonne le dialogue de manière à aborder les perspectives d évolutions et à favoriser l’engagement collaborateur.
Explorons à présent des stratégies pratiques pour intégrer cette personnalisation sans compromettre la structure préétablie de la trame. Vous pourrez ainsi créer un outil puissant servant à la fois les objectifs de l'entreprise et les aspirations individuelles des salariés.
Le juste équilibre entre structure et flexibilité
Créer une trame d'entretien efficace nécessite un équilibre délicat entre une structure bien définie et la flexibilité nécessaire pour s'adapter à chaque talent.
Trop de rigidité risque de rendre l'entretien mécanique, alors que trop de flexibilité peut le rendre chaotique. La bonne trame d’entretien professionnel guide la conversation tout en permettant une adaptation organique.
Évitez les pièges de la rigidité en intégrant des questions ouvertes. Ce type de questions permet d'explorer de nouveaux aspects, tout en maintenant la cohérence globale de l'entretien. Veillez à ne pas aborder l’une des 7 thématiques interdites lors des entretiens.
Pour dépasser les conversations standardisées, il est possible d’adopter une approche innovante visant à stimuler l'engagement et la réflexion. On vous explique tout ça dans les prochaines étapes !
Trois techniques de psychologie pour des dialogues productifs
Comment la psychologie peut enrichir vos trames d'entretien pour transformer ces temps d'échange en expériences engageantes et productives ?
✅ L'écoute active
RH comme managers : n’oubliez pas de pratiquer l’écoute active pendant les entretiens, même s'il ne s'agit pas d'un entretien d embauche !
Cette technique va au-delà de la simple « réception » des paroles. Encouragez vos collaborateurs à s'exprimer librement en montrant une compréhension profonde de leurs pensées et de leurs émotions.
En posant des questions réfléchies et en reformulant leurs réponses, vous créez un espace de confiance, favorisant un échange authentique. Ici, la trame d’entretien sera renseignée en accord avec le salarié. Il ne doit pas avoir le sentiment que les propos ou ses projets professionnels sont déformés. Digitaliser les entretiens facilite grandement cette démarche.
✅ Le questionnement stratégique
Les techniques de questionnement stratégique visent à révéler des perspectives ou des leviers de motivation latents.
Quelles questions poser en entretien ?
Entretien avec un salarié en poste comme entretien de recrutement, la règle est la même. Les questions ouvertes incitent davantage à des réponses réfléchies, stimulant des discussions plus approfondies. Poste actuel, poste à pourvoir : type d’échange doit s’inscrire dans un ordre logique.
Par exemple, invitez vos talents de décrire un moment où ils ont surmonté un défi professionnel. Poursuivez en leur demandant comment ils imaginent leur avenir au sein de l'entreprise. Parfois, la pertinence d’une mobilité interne s’impose !
✅ La psychologie positive pour renforcer l'engagement
La trame d’entretien doit respecter les principes de psychologie positive pour renforcer l'engagement et la motivation. Mettez l'accent sur les forces et les réalisations passées, créant ainsi un environnement positif, propice à la projection sur le long terme. Identifiez les réussites passées et utilisez-les comme leviers pour établir des objectifs futurs.
Cette approche optimiste favorise un dialogue constructif, encourageant les talents à participer activement à leur propre développement. Le RH joue un role précieux de conseil en évolution professionnelle.
Ces techniques psychologiques assurent des entretiens plus efficaces et productifs. Elles ne peuvent pas se substituer au dernier impératif. La mesure de l'impact et l’ajustement continu garantit que la trame évolue. Cette démarche doit s'opérer en harmonie avec les besoins changeants des salariés et de l'entreprise.
Mesurer l'impact de la trame d’entretien
La dernière clé de la conception réussie d’un modèle d'entretien réside dans sa capacité d’évolution.
Les méthodes d'évaluation peuvent revêtir de multiples formes :
- retours d' expérience professionnelle des collaborateurs,
- indicateurs de performance des campagnes d’entretien,
- données relatives au développement professionnel et aux possibilités d évolution...
Identifiez les éléments de la trame qui ont le plus d'influence et ajustez-les en conséquence. En adoptant une approche itérative, vous garantissez que la trame reste pertinente et efficace.
Votre modèle d’entretien annuel d’évaluation, comme votre trame d’entretien professionnel, doivent refléter les besoins évolutifs de vos talents et de votre entreprise.
💡Pour faire évoluer vos trames, un outil assurant une gestion dématérialisée des entretiens sera précieux. En quelques clics, grâce au système « drag and drop », les Services RH peuvent composer de nouveaux modèles. L’outil retenu doit proposer tous les types de questions (fermées, ouvertes, tableau, choix multiples…).
Pour aller plus loin sur ce sujet, n’hésitez à visionner une démo du logiciel Skillup. Les images sont souvent bien plus parlantes que les mots :
