Entretien forfait jours : trame, règles & conseils pratiques

L’entretien annuel de forfait jours est une obligation légale qui incombe aux entreprises ayant des salariés sous convention de forfait jours. Ce dispositif concerne principalement les cadres bénéficiant d’une large autonomie dans la gestion de leur temps de travail. Il s’inscrit dans un cadre réglementaire visant à contrôler et équilibrer la charge de travail de ces salariés, tout en préservant leur santé et leur qualité de vie.

Pourquoi cet entretien est-il si important ? D’une part, il permet à l’employeur de s’assurer que l’organisation du travail est compatible avec les obligations légales. D’autre part, il protège l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle du collaborateur. Ce dialogue annuel permet à l'entreprise d'ajuster les conditions de travail et de prévenir des risques liés à une surcharge d’activité.

L’entretien de forfait jours est un outil de gestion des talents permettant d’identifier des points d’amélioration, de garantir un bon climat social et d'éviter des situations critiques pour l'entreprise comme pour le salarié.

Qu’est-ce que l’entretien annuel de forfait jours ?

L’entretien annuel de forfait jours est un entretien individuel obligatoire, prévu par la loi, qui permet à l’employeur de suivre la charge de travail de ses salariés soumis à un forfait jours. Il porte sur plusieurs aspects clés :

La charge de travail : C'est le point central de l'entretien. Le manager et le salarié doivent échanger sur l’adéquation entre les missions du collaborateur et le temps de travail dont il dispose. Il s’agit de vérifier si le salarié est en mesure d’accomplir ses tâches dans un cadre raisonnable.
L’organisation du travail : L'entretien permet d'évaluer si l’organisation du travail est adaptée au rythme du Talent, notamment en termes d'autonomie et de flexibilité. Il peut s’agir d’analyser la répartition des responsabilités au sein de l’équipe ou l’impact des délais imposés.
L’articulation entre vie professionnelle et vie personnelle : Un équilibre sain est indispensable pour prévenir les risques de burn-out et maintenir la motivation des équipes. L'employeur doit s'assurer que chaque collaborateur dispose de temps de repos suffisants et que ses responsabilités professionnelles n'empiètent pas trop sur sa vie privée.
La rémunération : L’entretien doit aussi aborder la question de la rémunération. Il s’agit de s'assurer qu'elle est en adéquation avec le volume et la complexité des tâches réalisées. Cela permet d'ajuster la situation si nécessaire.

Chaque entretien RH doit aboutir à une action concrète. Si des points d'amélioration sont soulevés, un plan d'action doit être défini avec des échéances claires. C'est à la fois un outil de prévention et d'optimisation du travail des cadres. Il garantit une meilleure qualité de vie au travail et une efficacité accrue.

Comment préparer efficacement l’entretien de forfait jours ?

La préparation est une étape importante pour garantir l'efficacité de l'entretien de forfait jours. Une bonne organisation permet d'assurer que tous les aspects essentiels seront couverts. Le collaborateur doit pouvoir s’exprimer librement sur sa situation.

Voici les étapes à suivre pour organiser un entretien annuel avec les salariés :

Étudier la situation actuelle du collaborateur : Avant l'entretien, le manager doit examiner la charge de travail du salarié, ses performances professionnelles et les éventuels retours faits au cours de l'année. Cela permet d'identifier des points de discussion concrets. Par exemple, si un salarié a accumulé beaucoup de jours de repos non pris, il est important d'aborder ce sujet. La protection de la santé et de la sécurité des salariés est un enjeu prioritaire.
Préparer une liste de questions ouvertes : Ces questions permettront d’amorcer le dialogue et d’encourager le Talent à partager son ressenti. Elles doivent aborder plusieurs thèmes, comme l’autonomie dans la gestion du temps de travail, l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle, ou encore la gestion du stress.

Exemples de questions :

Comment évaluez-vous votre charge de travail au quotidien ?
Quels sont les principaux défis auxquels vous êtes confronté dans l’organisation de votre emploi du temps ?
Avez-vous des suggestions pour améliorer l'organisation de votre travail ou celui de l'équipe ?
Analyser les données précédentes : Si le salarié a déjà passé un entretien de forfait jours, il est important d’en étudier l’historique et de vérifier si des améliorations ont été apportées.
Impliquer le salarié dans la préparation : Encouragez le salarié en forfait jour à se préparer aussi. Il peut, par exemple, noter ses impressions sur sa charge ou heures de travail. il peut aussi relever les évolutions qu'il souhaiterait voir au sein de son équipe.

Un logiciel d’entretien permet au manager et au collaborateur de préparer l’échange de manière asynchrone. Chacun saisit ses données en amont de l’échange, ce qui permet d’arriver bien préparé le jour J.

Modèle de trame entretien forfait jours

Il est souvent utile de disposer d'un modèle d'entretien pour structurer la discussion et ne rien oublier.

Exemple de trame d’entretien de forfait jours :

Introduction : Accueil du salarié et rappel de l’objectif de l’entretien.
Charge de travail : Évaluation du volume et de la répartition des tâches.
Organisation du travail : Analyse de la flexibilité et de l’autonomie des cadres en forfait jour
Équilibre vie pro/vie perso : temps de repos quotidiens, etc.
Rémunération
Plan d’action : Résumé des décisions prises et définition des actions à mener pour ajuster la charge de travail ou améliorer les conditions de travail.

Pour aller plus loin, voici une trame d’entretien forfait jours que vous pouvez télécharger et adapter selon vos besoins.

Exploiter les retours de l’entretien

L’entretien des salariés sous convention individuelle de forfait jours ne doit pas se limiter à une simple formalité. Les informations collectées doivent être analysées et exploitées pour apporter des améliorations concrètes au quotidien du Talent. Cela renforce l’engagement collaborateur et contribue et améliorer l’organisation générale de l’entreprise.

Voici la méthode en 4 temps pour traiter au mieux ces retours.

Analyse de la charge de travail : Comparez la charge de travail déclarée par le salarié avec les objectifs fixés. Des écarts importants sont parfois constatés : heures supplémentaires, etc. Il faut alors revoir la répartition des tâches ou redistribuer les responsabilités au sein de l’équipe.
Identification des tendances : Si plusieurs profils en forfait jours signalent des problématiques similaires (surcroît de travail, manque de flexibilité, etc.), cela peut indiquer un problème structurel à corriger. Par exemple, des délais trop serrés ou une organisation inadaptée peuvent être révisés à l’échelle de l’équipe.
Mise en place de plans d’action : Les points soulevés durant l’entretien doivent être accompagnés de solutions concrètes. Ces plans d'action doivent inclure des objectifs spécifiques et mesurables, des échéances et la répartition des responsabilités entre salarié et manager.
Suivi régulier : Le suivi vise à vérifier que les actions convenues ont été mises en œuvre et ont porté leurs fruits. Il peut prendre la forme d’échanges plus fréquents ou d’un bilan intermédiaire avant le prochain entretien annuel. Les thématiques peuvent aussi être abordées lors de l’entretien annuel d’évaluation.

L’entretien forfait jours est obligatoire. Avec ces démarches, ll se transforme en un outil d’amélioration continue. Mettre en place une gestion des talents dynamique est bénéfique tant pour l’entreprise que pour le salarié.

A noter, l’analyse des campagnes s’opère beaucoup plus simplement grâce à un logiciel SIRH dédié à cet enjeu.