L'entretien de reprise ou entretien professionnel de reprise est une étape clé pour la réintégration réussie d’un collaborateur après une absence prolongée. Que ce soit pour un congé parental, un arrêt maladie, ou un congé sabbatique, cette longue absence peut affecter le Talent et l’entreprise de manière significative.
En permettant au collaborateur de reprendre contact avec son environnement de travail et en s’assurant de son alignement avec les objectifs de l’entreprise, l’entretien de reprise s'impose comme une pratique incontournable.
Voici tout ce qu’il y a à savoir sur l’entretien de reprise : ses objectifs, son périmètre ainsi que les meilleures pratiques pour le préparer et le conduire.
Comprendre l’entretien de reprise
Définition et contexte
L'entretien professionnel de reprise est un échange formel entre le collaborateur de retour d'une absence prolongée (environ quatre mois) et son employeur. Cet entretien a pour but de faciliter la réintégration du salarié à son poste de travail. Il s'agit de s'assurer que ses compétences sont alignées avec les besoins actuels de l’entreprise.
Les absences pouvant donner lieu à un entretien de reprise incluent notamment :
- Congé maternité ou parental
- Congé de proche aidant
- Congé sabbatique
- Arrêt de travail pour maladie de longue durée
- Mandat syndical...
Pourquoi est-il essentiel ?
Un entretien de reprise bien mené offre de nombreux avantages :
- Réintégration sans heurts : Il permet de réduire les craintes et les frustrations du collaborateur, assurant ainsi une transition douce vers le poste initial ou un nouveau poste.
- Engagement collaborateur : En facilitant le dialogue et l’écoute, l’entreprise renforce l’engagement et la loyauté du collaborateur.
- Amélioration de la marque employeur : En montrant que l'entreprise prend soin de ses Talents, même après une absence prolongée, elle améliore sa réputation et son attractivité.
Attention à ne pas confondre cet entretien avec le RDV prévu par la sécurité sociale. La visite médicale de reprise s'effectue avec le médecin de travail dans les 8 jours suivant le retour du salarié.
Préparation en amont
Communiquer efficacement avec le collaborateur absent
Une communication claire et empathique est importante avant le retour effectif du collaborateur.
Une bonne pratique consiste à adresser au collaborateur, s’il le souhaite, des informations sur l’actualité de l’entreprise avant le retour au poste occupé. Certains Talents ressentent le besoin de consulter ces données en amont de leur reprise de poste.
Pour les services ressources humaines, il est important de prévenir le collaborateur de la mise en place d’un entretien professionnel de reprise. Pour anticiper cet échange, il est utile de partager en amont la trame d’entretien de reprise au collaborateur et au manager qui mènera l’entretien, le cas échéant. Un modèle prêt à l'emploi est disponible plus bas dans cet article.
Il est ainsi possible de réfléchir en amont aux objectifs et aux attentes liés à la reprise. L'évolution professionnelle du salarié à court terme est intéressante à évoquer durant l'échange.
Identifier les enjeux et les besoins spécifiques
Avant l'entretien, l’employeur doit :
- Évaluer les changements intervenus : Identifier les évolutions au sein de l'entreprise qui pourraient affecter le collaborateur. Cela peut concerner les conditions de travail (organisation du temps de travail, etc.), l'évolution des misions, etc.
- Planifier les formations nécessaires : Déterminer si des mises à jour ou des actions de formation sont requises pour aligner les compétences du collaborateur avec les nouvelles exigences du poste. Un plan de formation devra alors être établi dans des délais courts.
Les objectifs clés de l’entretien de reprise
Rassurer et informer
Il est essentiel de créer un espace de dialogue ouvert où le collaborateur peut exprimer ses préoccupations. Il s’agit dans un premier temps de rassurer le collaborateur. Il faut donc expliquer que son retour est le bienvenu et qu’il sera soutenu durant sa période de réintégration.
D’autre part, l’entretien de reprise constitue un moment privilégié pour informer sur les changements. Les mises à jour importantes concernant l’équipe, le projet ou l’entreprise sont à partagées avec le Talent.
Évaluer l’employabilité et les compétences
L’entretien professionnel de reprise doit également permettre :
- Évaluation des compétences : Faire le point sur les compétences actuelles du collaborateur et identifier les besoins en développement. Attention, il ne s’agit pas d’un entretien annuel d’évaluation ! SI l’absence a provoqué des écarts de compétences, il faut établir un plan d’actions.
- Planification de la formation : Discuter des formations ou des certifications nécessaires pour le collaborateur.
Redéfinir les objectifs professionnels
Aligner les aspirations et le projet professionnel du collaborateur avec les objectifs de l’entreprise est important. Pour y parvenir, deux étapes sont nécessaires :
- Fixer des objectifs clairs : Définir des objectifs d’entretien qui ont du sens pour le collaborateur pour les prochains mois.
- Créer un plan d’action : Établir un plan RH détaillé pour aider le collaborateur à atteindre ses objectifs. La progression salariale ou professionnelle peuvent être liées à ce type de démarche.
Entretien professionnel et entretien professionnel de reprise : quelles différences ?
L’entretien professionnel est un entretien RH obligatoire à mettre en place tous les deux ans. L’entretien professionnel est encadré par l’article L.6315-1 du Code du travail français. Plusieurs thèmes sont à aborder, dont le compte personnel de formation.
On parle d’entretien professionnel de reprise lorsque ce dernier prend place suite à une absence prolongée du salarié. Comme pour l’entretien professionnel, on y aborde la question de la formation. Il s’agit de définir d’éventuelles mesures d’accompagnement pour aider le salarié à se remettre à niveau ou à s’adapter aux nouvelles exigences de son poste.
💡 Un simple entretien de reprise peut se substituer à un entretien professionnel de reprise si le salarié avait eu cet échange juste avant son départ. Il est tout de même recommandé d’aborder les sujets de l’employabilité et des besoins en formation. En quelques mois, le contexte peut avoir beaucoup évolué !
Bonnes pratiques pour mener l’entretien de reprise
Créer un climat de confiance
Un environnement de confiance est essentiel pour que le collaborateur se sente à l'aise pour s’exprimer et partager ses préoccupations.
Cela implique de choisir le bon lieu et le bon moment. Dans la mesure du possible, il faut éviter les espaces bruyants ou bondés, et privilégier des moments calmes de la journée.
Autre point important : pratiquer l'empathie et l’écoute active. L’entretien de reprise doit montrer au collaborateur que ses opinions et ses sentiments sont pris au sérieux. Suivant les sujets abordés, le feedback constructif se révèlera très utile.
Structurer avec un modèle de trame d'entretien 🧰
Utiliser un guide structuré permet de couvrir tous les aspects essentiels de l’entretien. Une bonne trame d’entretien professionnel de reprise reprend ainsi tous les thèmes propres à cet échange. Et ils sont nombreux !
Les questions à aborder se concentrent sur la reprise en elle-même :
- Comment le collaborateur se sent-il par rapport à sa reprise ?
- Quels sont les changements qui ont eu lieu durant son absence ?
D’autres questions se concentrent sur les aspirations professionnelles du collaborateur, qui peuvent avoir évolué durant son absence. Un plan de carrière attractif peut avoir été remis en cause, la vigilance s’impose.
Accompagnement post-reprise
Le suivi après le retour au travail est tout aussi important que l’entretien de reprise en lui-même. Ainsi, voici quelques bonnes pratiques pour bien accompagner un collaborateur après une absence professionnelle de longue durée.
- Points réguliers : Organiser des réunions régulières pour discuter de la progression du collaborateur et de ses besoins.
- Encourager le feedback continu : Créer un environnement où le collaborateur se sent à l’aise pour partager ses préoccupations et ses idées à tout moment.
A noter, l'entreprise doit être prête à s'adapter aux besoins spécifiques du collaborateur. L’entretien de reprise permet de cerner si un ajustement des responsabilités est nécessaire. Le manager peut décider de modifier les tâches ou les objectifs du collaborateur en fonction de ses capacités actuelles.
Autre possibilité, le collaborateur peut se voir proposer des options de travail flexibles. Permettre le travail à distance ou des horaires flexibles peut être apprécié par le Talent suivant les circonstances.
Utilisation d’outils RH pour optimiser l’entretien de reprise
Les avantages d’un outil de gestion des talents
Les logiciels SIRH nouvelle génération peuvent grandement faciliter le processus d’entretien de reprise. Ces outils de gestion des talents automatisent certaines tâches administratives et évitent la ressaisie d’informations par les managers ou les RH.
La collecte et l’analyse des données gagne en simplicité. Toutes les informations sur les collaborateurs sont centralisées pour une meilleure prise de décision.
Lors des échanges, un logiciel d’entretien tel que Skillup permet d’accéder en quelques clics aux historiques de formation, aux comptes-rendus des précédents entretiens, etc. Toutes ces informations sont précieuses pour alimenter la discussion.
Si vous vous demandez comment fonctionne un logiciel pour gérer les campagnes d’entretiens, voici une explication en vidéo :
Voir le logiciel de gestion de la performance et des entretiens en action
Les RH gagnent à adopter ce type de plateforme intuitive pour suivre la performance, les compétences et veiller au bon développement des collaborateurs.
