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L’entretien de départ, aussi appelé entretien d’offboarding, est souvent perçu comme une formalité. Il s’agirait d’un simple échange administratif correspondant à une fin de parcours au sein de l'entreprise.
Ce moment privilégié permet pourtant de recueillir des retours précieux sur l’expérience du collaborateur, qu’il soit en départ volontaire ou contraint. Réussir cet entretien offre l’opportunité d’identifier les leviers d’amélioration pour l’entreprise. Il permet également de laisser une dernière impression positive sur un salarié qui quitte l’organisation.
Au-delà de son aspect formel, l’entretien de départ est un outil stratégique pour ajuster les politiques RH, améliorer la rétention des talents et renforcer la culture d’entreprise. Bien mené, il permet de collecter des informations qui, si bien exploitées, peuvent faire évoluer l’organisation et ses pratiques.
Dans cet article, nous vous guiderons sur l’importance de cet entretien. Découvrez les bonnes pratiques à adopter et les erreurs à éviter, afin que ce processus soit bénéfique tant pour l’entreprise que pour le collaborateur.
Qu'est-ce qu'un entretien d’offboarding ?
L’entretien de départ est un échange mené entre le collaborateur sortant et un responsable RH ou son manager direct. L’objectif est de comprendre les raisons de son départ et d’obtenir un retour sur son expérience au sein de l’entreprise. Il peut prendre la forme d’une rencontre physique ou d’un entretien en visioconférence selon la situation.
Contrairement à l’entretien annuel d’évaluation ou de performance, l'entretien d’offboarding se concentre sur l'aspect global de l'expérience du salarié et de ses relations avec l’entreprise.
Il existe deux principaux types d’entretien de départ :
- le départ volontaire : démission, départ en retraite…
- le départ contraint, tel que le licenciement.
L’entretien de départ est souvent perçu comme un acte symbolique de clôture. En réalité, il s'agit d'une étape stratégique pour mieux comprendre les forces et les faiblesses de l’organisation.
Pourquoi l’entretien de départ est-il essentiel pour l’entreprise ?
L’entretien de départ constitue une occasion unique pour l’entreprise de recueillir des retours honnêtes et constructifs sur son fonctionnement interne. C’est un moyen de repérer des signaux faibles. Ces derniers peuvent se matérialiser sous différentes forme : tensions internes, pratiques managériales défaillantes ou processus RH ne répondant plus aux attentes des collaborateurs.
L’entretien d’offboarding réussi permet de :
- Améliorer la rétention des talents : en identifiant les causes récurrentes des départs, l’entreprise peut ajuster ses pratiques, notamment en matière de gestion des carrières, de rémunération ou de gestion de la performance.
- Renforcer la culture d’entreprise : l’entretien de départ permet d’évaluer l’adéquation entre les valeurs de l'entreprise et l'expérience vécue par le salarié. Cela permet de repérer les incohérences et de mieux communiquer sur les valeurs et la mission de l’organisation.
- Valoriser la marque employeur : un processus d'offboarding soigné, respectueux et constructif témoigne de l'engagement de l’entreprise envers ses collaborateurs, même après leur départ. Cela peut encourager les anciens salariés à recommander l’entreprise à de futurs talents… ou à y revenir, comme le font les salariés boomerangs !
Enfin, cet entretien est un outil d’analyse stratégique. Les retours collectés alimentent les réflexions autour de l’amélioration des processus RH.
Les bonnes pratiques pour mener un entretien de départ efficace
Une gestion des départs efficace démarre par une bonne préparation. Pour que cet échange soit réellement bénéfique, plusieurs bonnes pratiques sont à respecter. Voici les clés pour réussir un entretien d’offboarding :
- Préparer le terrain : avant l’entretien, il est essentiel de définir les objectifs de la discussion. Il est également important de communiquer clairement au collaborateur les raisons pour lesquelles ce moment clé a lieu, en insistant sur son importance.
- Opter pour un cadre serein : l’entretien doit se dérouler dans un environnement calme et privé. Le collaborateur doit se sentir à l’aise pour s’exprimer librement. L’objectif vise à comprendre les motivations liées au départ du collaborateur et ses retours de manière constructive.
- Poser les bonnes questions : les questions doivent être ouvertes et bien ciblées pour encourager une discussion approfondie. Cela permet de mieux cerner les raisons du départ et de comprendre l’expérience du collaborateur au sein de l’entreprise.
- Pratiquer l’écoute active : il est essentiel que le responsable RH ou le manager évite de couper la parole. Il convient de laisser le temps au collaborateur de s’exprimer en toute transparence.
- Demander des suggestions d’amélioration : profitez de cet échange pour demander au collaborateur des recommandations concrètes sur la manière dont l’entreprise pourrait améliorer l’expérience collaborateur. Ces retours peuvent servir à ajuster les pratiques internes, les plans de carrière ou la culture d’entreprise.
- Rester professionnel et respectueux : un entretien de départ d'un salarié mal conduit ou trop émotionnel peut nuire à l’image de l’entreprise et risquer d’entacher les relations futures.
Quelques questions clés à poser lors de l’entretien d’offboarding
Suivant le type de départ du (presque) ancien collaborateur, la trame d'entretien offboarding sera différente.
Questions générales :
- Qu’est-ce qui vous a motivé à quitter l’entreprise ?
- Quels aspects de votre rôle avez-vous particulièrement appréciés ?
- Quels aspects de votre travail ou de l’entreprise auraient pu être améliorés ?
Questions sur le management et l’équipe :
- Comment évaluez-vous la dynamique de votre équipe ?
- Avez-vous ressenti un soutien suffisant de la part de votre manager ?
Questions sur l’expérience globale de l’entreprise :
- Quels aspects de la culture d’entreprise vous ont le plus marqué ?
- Etes-vous satisfait(e) de la gestion des compétences mise en place par le Service RH ?
Questions pour l’avenir :
- Recommanderiez-vous l’entreprise à d’autres professionnels ?
- Resteriez-vous en contact avec l'entreprise à l'avenir (via des événements alumni, par exemple) ?
Retrouvez des modèles de trames d’entretien d’offboarding adaptées à tous les contextes dans le Kit Offboarding. En bonus, profitez de checklists des actions à mener (certificat de travail, solde de tout compte...). Assurez ainsi le départ d'un collaborateur de manière 100 % conforme à la réglementation.
Comment tirer parti des données recueillies lors de l'entretien de départ ?
Une fois l'entretien d’offboarding réalisé, il est temps d’analyser les données collectées afin d'en tirer des enseignements concrets. Pour que ces informations soient utiles, elles doivent être exploitées de manière structurée et partagée avec les équipes pertinentes.
Il est utile de centraliser les retours dans un outil dédié pour éviter que des retours importants ne se perdent. Utiliser un logiciel SIRH peut faciliter cette démarche. Les outils d’entretien permettent de piloter les campagnes avec précision et d’extraire les données souhaitées en quelques clics.
Dans un second temps, il est intéressant d’analyser les données pour repérer des tendances. Les informations recueillies peuvent indiquer des départs fréquents dans un même département ou des motifs récurrents de mécontentement (manque de reconnaissance, salaire insuffisant, manque de perspectives d’évolution, etc.).
Ces tendances doivent être suivies et étudiées par le département RH pour prendre des mesures correctives. Gérer les départs peut conduire, par exemple, à ajuster la stratégie de gestion des talents ou proposer davantage de formations.
L’objectif de l’entretien de départ n’est pas seulement d’écouter, mais aussi d’agir. Lorsque des problèmes émergent, il est important que l’entreprise ajuste ses pratiques RH en conséquence. Par exemple, plusieurs talents expriment leur frustration vis-à-vis d’un manque d’opportunités de carrière. Il peut être pertinent de revoir la gestion des parcours professionnels et de mettre en place des actions de mobilité interne.
Les managers jouent un rôle central dans la fidélisation des collaborateurs. Le processus d'offboarding peut les aider à prendre conscience de leurs forces et de leurs axes d'amélioration. Il est important que ces résultats soient partagés avec les responsables concernés pour qu’ils puissent adapter leur gestion d’équipe et éviter des départs similaires à l’avenir.
Les ressources humaines gagnent à analyser systématiquement les données issues des entretiens de départ d'un salarié et à mettre en œuvre des actions concrètes pour y répondre. L’entreprise améliore ainsi sa rétention des talents et renforce son image d’employeur attractif.
