Témoignage RH : l’évaluation par échelle de notation

L'évaluation par échelle de notation offre une approche structurée et quantifiable pour mesurer la performance des collaborateurs. Elle permet de positionner visuellement les collaborateurs en fonction de leur performance passée et de leur potentiel futur.

Les entreprises ont le plus souvent recours à une matrice 9 box. Cette méthode holistique est plébiscitée lors de la people review, offrant une vision enrichie de la performance, aussi bien opérationnelle que stratégique.

Aujourd’hui, la DRH de SoftCie partage son expérience de la mise en œuvre de cette méthode. L'entreprise compte aujourd'hui 500 collaborateurs répartis sur plusieurs sites. Retrouvez plus de détails sur cette organisation en fin d'article. Le Service RH explore 7 méthodes pour l’évaluation de la performance. Il compare les points forts et points faibles de chaque dispositif.

Découvrez les étapes de l’évaluation par échelle de notation, ainsi que les avantages et inconvénients de cette méthode.

L’identification des critères

Dans le cadre de l'évaluation par 9 box (ou autre type de matrice), l'identification des critères de notation constitue une étape clé. SoftCie a exploré le champ des possibles, reflétant les divers aspects de la performance et du potentiel des collaborateurs.

La performance opérationnelle reste un critère très courant. Elle évalue la capacité d'un collaborateur à atteindre ses objectifs, à produire des résultats de qualité et à respecter les délais. Cela englobe également la qualité du travail, la productivité et la capacité à s'adapter aux exigences du poste.

Évaluer le potentiel de développement d'un collaborateur est essentiel pour identifier les futurs leaders et les Talents prometteurs. Il s’agit d’examiner la capacité du collaborateur à apprendre, à évoluer et à prendre des responsabilités supplémentaires à l'avenir.

Il est intéressant d'évaluer le risque de départ d'un salarié, notamment des Talents clés ou à fort potentiel. Cela peut inclure des facteurs tels que la satisfaction au travail, les opportunités de développement, l’approche de la retraite, etc.

L'engagement des collaborateurs est un indicateur essentiel de leur contribution à l'équipe et à l'organisation dans son ensemble. Cet élément peut se mesurer via différents indicateurs, tels que :

la participation aux initiatives d'équipe,
la contribution aux objectifs collectifs,
l'attitude envers le travail et l'entreprise,
la réceptivité aux feedbacks constructifs ;
l’implication dans la construction de leurs plans de carrière…

Dans un monde de l’entreprise en pleine mutation, il est essentiel d'évaluer la capacité d'adaptation et de résilience d'un collaborateur face aux changements. Cela peut inclure la flexibilité dans le quotidien, la capacité à gérer le stress, ainsi que la volonté d'apprendre de nouveaux savoir faire.

En sélectionnant parmi ces critères, SoftCie obtient une image plus précise de son vivier de Talents. Cela facilite la prise de décision lors de la phase de l’arbitrage de la talent review. L'organisation prend ainsi des décisions éclairées en matière de développement des compétences, de rétention des Talents et de planification de la relève.

Le positionnement des collaborateurs

Dans le cadre de l'évaluation par échelle de notation, la méthode de la 9-box offre une approche structurée pour évaluer la performance. Cette méthode repose principalement sur deux axes : la performance passée et le potentiel futur. Toutefois, il est important de noter que d'autres critères peuvent également être pris en compte. Il peut s'agir du risque de départ, de l'engagement collaborateur, ou encore de la compétence technique.

La matrice 9-box est un outil visuel utilisé pour positionner les collaborateurs en fonction de leur performance et de leur potentiel. Aussi appelée aussi appelée grille de potentiel et de performance, elle est généralement divisée en neuf cases, organisées sur deux axes :

l'axe horizontal représente la performance passée, allant d'une performance faible à une performance élevée,
l'axe vertical représente le potentiel futur, allant d'un potentiel faible à un potentiel élevé.

exemple de matrice 9 box

Ici, un exemple de matrice 9 box avec les axes risques de départ et performance.

Le positionnement des collaborateurs sur la matrice 9 box est souvent réalisé lors de sessions de people review, réunissant managers et responsables RH. Ces réunions permettent d'examiner les données, de discuter des contributions individuelles et de prendre des décisions quant à la position des salariés dans la matrice.

Il est à noter que la matrice 9 box peut être adaptée en fonction des besoins de l'entreprise. Il est possible de choisir une matrice avec plus de cases pour affiner la distinction entre les différents niveaux de performance et de potentiel. Cette évolution permet une analyse plus précise et une prise de décision plus stratégique en matière de gestion des talents.

Tout d'abord, SoftCie identifie les objectifs spécifiques que l'équipe ou le collaborateur doit atteindre dans le cadre du projet. Ces objectifs d’entretien doivent avoir du sens et être clairs, précis et mesurables (objectifs SMART). Il est ensuite utile de décomposer en tâches et sous-objectifs plus petits et gérables. Cela permet aux Talents de mieux comprendre ce qui est attendu d'eux et de mieux planifier leurs activités.

Les objectifs du projet sont clairement communiqués à tous les membres de l'équipe, alignés sur la vision et les priorités de l'entreprise. Une communication ouverte et transparente favorise l'engagement des collaborateurs et renforce leur motivation à atteindre les objectifs du projet.

L’interprétation des résultats

L'interprétation courante des résultats de la matrice 9 box permet de distinguer différents profils.

Haute performance, haut potentiel (partie supérieure droite) : Les collaborateurs sont considérés comme des Talents clés à développer et à retenir. Ils ont démontré une performance exceptionnelle dans le passé et montrent un fort potentiel pour évoluer vers des postes de leadership ou des responsabilités accrues. Ils sont généralement identifiés comme des candidats prioritaires pour les programmes de développement et les plans de succession de l'entreprise.

Faible performance, haut potentiel (partie inférieure droite) : Les collaborateurs ont un potentiel futur élevé malgré une performance passée faible. Ils peuvent nécessiter un soutien supplémentaire et des opportunités de développement. Ces individus sont souvent considérés comme des investissements à fort potentiel et peuvent bénéficier de programmes de coaching ou de mentorat pour renforcer leurs compétences et améliorer leurs performances.

Haute performance, faible potentiel (partie supérieure gauche) : Les collaborateurs ont une performance passée élevée mais un potentiel futur limité. Ils peuvent être utilisés comme mentors ou spécialistes dans leur domaine, apportant leur expertise aux projets et aux équipes. Ils ne sont pas forécement pressentis pour des rôles de leadership ou de développement. Ces Talents peuvent être valorisés tout en explorant d'autres options de développement professionnel.

Faible performance, faible potentiel (partie inférieure gauche) : Les collaborateurs nécessitent une attention particulière en termes de développement ou de mobilité interne. Ils peuvent être confrontés à des lacunes importantes, nécessitant une évaluation approfondie de leurs besoins en matière de développement ou de leur adéquation avec leur poste actuel. Ils peuvent bénéficier de plans de développement personnalisés ou de discussions autour d'opportunités de mobilité interne ou externe.

Définir des plans d’action

Une fois que les collaborateurs positionnés sur la matrice 9 box, SoftCie met en place des plans d'action individuels.

Pour les Talents clés situés dans la partie supérieure droite, des plans d'action axés sur leur développement continu et leur rétention sont à travailler. Cela peut inclure différentes méthodes d'accompagnement (formation, mentorat...). Des missions spéciales ou des projets stratégiques peuvent aussi être mises en place pour les mettre au défi et favoriser leur croissance.

Pour les collaborateurs ayant un potentiel élevé mais une performance passée faible, les plans visent à combler leurs lacunes de performance en capitalisant sur leur potentiel. Cela implique souvent un soutien supplémentaire.

Les collaborateurs dans la partie supérieure gauche peuvent ne pas avoir le potentiel de développement pour des rôles de leadership ou de progression significative. Les plans d'action se concentrent sur le maintien de leur expertise et de leur contribution actuelle. Des opportunités de développement horizontal peuvent être explorées, telles que des spécialisations ou des certifications dans leur domaine.

Pour ceux dans la partie inférieure gauche, les plans d'action adressent leurs lacunes de performance et/ou de potentiel. Cela implique des programmes de développement personnalisés, des mesures correctives pour améliorer leur performance. SoftCie peut également initier des discussions sur des options de mobilité afin de trouver un meilleur alignement entre leurs nouvelles compétences (ou historiques) et les besoins de l'entreprise.

Les avantages de l’échelle de notation ou 9 box

Voici cinq avantages du système de notation par échelle, ou de la 9 box, dans le cadre de l'évaluation des performances.

Structuration de l'évaluation : L'utilisation d'une échelle de notation offre une structure claire pour évaluer la performance. En positionnant les Talents sur une grille à deux dimensions, il devient plus facile de visualiser leur performance passée et leur potentiel futur. Cela facilite la prise de décision et la planification des actions de développement.

Identification des talents clés : La 9 box permet d'identifier rapidement les Talents clés de l'entreprise, présentant à la fois une haute performance et un fort potentiel de développement. Ces individus contribuent à assurer la pérennité et la croissance de l'entreprise.

Détection des risques de départ : La 9 box permet également de repérer les Talents qui pourraient être à risque de départ à défaut de mesures correctives. Cela permet aux gestionnaires RH d'intervenir activement pour retenir ces talents stratégiques et les réengager dans l'entreprise.

Alignement de la stratégie RH : L'échelle de notation ou 9 box permet de mieux aligner la stratégie RH avec les objectifs commerciaux de l'entreprise. Les RH s’assurent que l'entreprise dispose des compétences clés nécessaires pour atteindre ses objectifs à long terme.

Prise de décision informée : En fournissant une vue d'ensemble, la 9 box aide les décideurs RH à prendre des décisions en matière de développement des talents, de promotion et de succession. Cela permet de réduire les biais subjectifs et de garantir que les arbitrages sont basés sur des données objectives et des critères prédéfinis. Cela renforce la transparence et l'équité dans le processus d'évaluation de la performance.

Les inconvénients de la 9 box et de la people review

Simplification excessive : L'échelle de notation ou la 9 box peut parfois trop simplifier l’analyse RH en offrant un nombre limité de cases dans une grille. Cela peut conduire à une vision stéréotypée de la contribution d'un individu à l'entreprise.

Un logiciel de people review doté de fonctionnalités de personnalisation dans le processus d'évaluation permet une évaluation plus nuancée et contextuelle. Les RH peuvent prendre en compte une gamme plus large de critères et de données.

Manque de réactivité : Les évaluations basées sur l'échelle de notation ou la 9 box ont souvent lieu une à deux fois par an, ce qui peut entraîner un manque de réactivité. Un outil de people review intégrant des fonctionnalités d'évaluation avancée et de paratge d'information permet un suivi plus agile de la performance des collaborateurs. Cela favorise l’adaptabilité et la réactivité dans la gestion des talents.

Risque de subjectivité : il existe toujours un risque de biais subjectifs de la part des évaluateurs. Les jugements peuvent compromettre l'équité et la fiabilité des évaluations. Les RH doivent veiller à ce que l’évaluation de la performance reste objective et fondée sur des données factuelles.

Manque de personnalisation : L'échelle de notation ou la 9 box peut manquer de personnalisation, les besoins individuels ne sont pas toujours pris en compte de manière adéquate. Une approche plus personnalisée de la gestion des talents reste incontournable.

Complexité de gestion des données : L'interprétation de la data associée à l'échelle de notation ou à la 9 box peut devenir rapidement complexe. Un logiciel de people review doté de fonctionnalités avancées simplifie ce processus en centralisant les informations pertinentes. Avec une visualisation ergonomique, la prise de décision est simplifiée.

Vous ne connaissez pas SoftCie ?

C'est normal. Il s'agit d'une entreprise fictive de technologie en pleine croissance. Organisation dynamique et innovante, elle a été fondée il y a 10 ans par un groupe d'ingénieurs passionnés. Depuis sa création, SoftCie se concentre sur la création de solutions logicielles personnalisées pour ses clients.

Les équipes mettent l'accent sur la qualité, l'innovation et la satisfaction du client. Le département des ressources humaines est en quête constante de nouvelles solutions pour optimiser la gestion des Talents. Suivez les aventures de SoftCie qui explore semaine après semaine différentes approches RH ! Six méthodes d’évaluation de la performance ont été testées :

Il apparaît aujourd’hui que la méthode de l’échelle de notation, déployée dans le cadre de la People Review, semble être celle qui permet le mieux d’anticiper l’avenir. Des plans d’action individuels comme collectifs sont mis en place en cohérence avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Ces approches contribient à améliorer la marque employeur et l'engagement collaborateur.