3 erreurs à éviter pour le recueil des besoins en formation

4 RH sur 5 placent le développement des compétences au rang de priorité n°1. Pas de doute, votre campagne de recueil des besoins en formation conditionne la réussite de votre stratégie RH. Elle peut également nuire à la performance globale de votre entreprise si elle ne respecte pas certaines bonnes pratiques.

Comment mener avec succès la collecte des besoins en formation des salariés ?

En quoi cette étape peut-elle aider les entreprises à fidéliser leurs talents et optimiser le ROI de la formation ?

Voici les 3 erreurs à éviter pour votre recueil des besoins !

Erreur #01 : ignorer la diversité des besoins individuels

La première erreur à éviter lors du recueil des besoins de formation de vos collaborateurs est aussi la plus évidente. Il s’agit de ne pas ignorer la diversité des besoins individuels.

L’identification des besoins en formation consiste à préciser les compétences nécessaires à faire acquérir au collaborateur ou à améliorer. Ces besoins ainsi rassemblés seront ensuite qualifiés ou requalifiés, chiffrés et arbitrés à la lumière des grandes orientations stratégiques de l’organisation.

Comprendre que chaque collaborateur est unique constitue le premier pas vers une gestion de la formation efficace. Les compétences, objectifs et enjeux diffèrent d'un talent à l'autre. Une approche RH uniforme ne sera donc pas pertinente pour définir les besoins en formation.

Les trames d’entretien génériques, bien que pratiques, s'avèrent souvent inadaptées à la singularité de chaque salarié. Elles n’accordent pas assez de la place aux nuances et aux commentaires lors de l’entretien individuel. Une trame d’entretien personnalisée permet de mieux cerner les aspirations et besoins en compétences de chaque salarié. Ponctuels ou relevant de la formation continue, ils doivent correspondre à la réalité terrain.

Les managers et les RH jouent un rôle clé dans le recueil des besoins en formation. Chacun occupe une position privilégiée en tant qu'acteurs de proximité dans la gestion de la formation au sein de l'entreprise. Leurs rôles se complètent, de l’observation attentive des compétences individuelles jusqu’à la définition d’un plan de formation adapté pour développer les compétences de manière pertinente.

Pour optimiser ce processus, adoptez une approche résolument personnalisée. Le recueil des besoins s’opère plus efficacement en employant l’écoute active et le feedback constructif.Si le salarié a besoin d’être accompagné dans la définition de ses objectifs professionnels, c’est le moment de l’aider à identifier de nouvelles opportunités.

💡Le recueil des besoins en formation des salariés sera facilité, ou freiné, par l’action conjointe des équipes encadrantes et RH. Il est essentiel pour les professionnels des ressources humaines de prendre en compte le cahier des charges associé au plan de développement des compétences. Il conditionne la politique de formation.

Erreur #02 : Gérer le recueil comme une simple formalité administrative

Second écueil commun : un recueil des besoins en formation se limitant à une approche purement administrative. L’entretien professionnelimpose d’aborder le sujet de la formation avec son salarié. Limiter les échanges sur ce sujet à ce RDV organisé tous les deux ans ne profite ni aux salariés, ni à l’organisation.

Bien au-delà d'une simple gestion administrative, les RH se positionnent en tant qu’experts des enjeux portés par le processus de formation. Ils anticipent les compétences futures nécessaires au succès de l'entreprise, contribuant ainsi à une stratégie de développement des talents performante.

Le recueil des besoins de formations s’opère rarement entre le Responsable formation et les salariés. L’interlocuteur principal de la phase de recueil reste le manager. Il collectera les bilans de compétences de ses collaborateurs lors d’un entretien individuel formel ou informel.

Il peut arriver que les managers remontent directement les besoins estimés de son équipe au Responsable Formation sans consulter ses collaborateurs. Quelle que soit la méthode choisie, il est primordial de s’assurer de l’implication des managers. Les besoins seront ainsi bien remontés et les futurs arbitrages compris par les salariés.

Aussi, favoriser un dialogue ouvert et authentique est impératif. Les RH vont conditionner la qualité du recueil des besoins en diffusant les bonnes pratiques et les outils aux managers. Au-delà des compétences techniques, ce sont entretiens approfondis explorent les aspirations professionnelles, les points de blocage et les perspectives d'évolution. Un recueil de données riche et nuancé ne pourra être mis en place qu’au travers d’un échange facilité :

Saisie asynchrone des informations par le salarié et le manager,
Espaces dédiés aux commentaires,
Possibilité de faire remonter facilement les besoins plus urgents grâce à la mise à jour des demandes…

Un logiciel RH dédié à la gestion des entretiens et de la formation simplifie grandement l’expérience utilisateur, pour les collaborateurs comme pour les Services RH. Les informations ne sont pas ressaisies sur de multiples outils, ce qui élimine le risque de perte ou d’erreur. Si le logiciel entretien est connecté au logiciel SIRH de gestion de la formation (TMS), les gains de productivité sont considérables. La collecte des besoins en formation est fiabilisée et accélérée, le plan de formation repose sur des bases solides !

💡Ne limitez pas le recueil à une formalité administrative. En tant que RH, à vous de vous transformer en architectes stratégiques du processus, impulsant une approche proactive et centrée sur les talents.

Erreur #03 : Négliger l'alignement de la formation avec la stratégie de l’entreprise

Enfin, la troisième erreur à éviter dans le recueil des besoins de formation concerne la négligence de l'alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Trop souvent, cette démarche n’est pas priorisée, compromettant la pertinence des programmes de formation par rapport aux ambitions globales.

Mettre en place des actions de formation professionnelle au sein d'une entreprise se révèle indispensable, pour de multiples raisons. Le développement des compétences joue un rôle essentiel dans l’adaptation aux évolutions des métiers. Sa mise en œuvre assure la conformité aux nouvelles réglementations impactant la structure de l'entreprise, le secteur d'activité, etc.

La formation doit s’inscrire dans une stratégie RH bien définie, et ce dès l’étape de collecte des besoins.

Un recueil des besoins qualifié est plus efficace. Aujourd’hui, les atouts du catalogue de formation en ligne ne sont plus à démontrer. Lors de l’entretien, le salarié et son manager peuvent consulter l’offre de formation et sélectionner le programme le plus adapté. Les RH peuvent également promouvoir certaines sessions, en cohérence avec la stratégie de l’entreprise.

Le collaborateur se positionne ainsi en tant qu’acteur de son parcours de carrière, levier de fidélisation. Le processus de formation s'inscrit en effet dans le contexte plus vaste de la guerre des talents qui sévit au sein des entreprises ces dernières années.

Face à la difficulté de recruter des profils hautement qualifiés, elle devient un levier RH puissant pour éviter la perte de ces talents. Un recrutement peut représenter un coût substantiel pour une entreprise,la rétention des collaborateurs est une priorité stratégique. Au-delà de l'aspect financier, l'entreprise perd également du temps lorsqu'elle doit mettre en œuvre le remplacement d'un Talent.

Les efforts de formation contribuent de manière optimale à la réalisation des objectifs globaux à une condition. Les compétences nouvellement acquises doivent offrir des perspectives d’évolution aux salariés… comme à l’employeur !

Une déconnexion entre les besoins individuels et la stratégie globale de l'entreprise peut entraîner des conséquences préjudiciables. Les RH doivent travailler en étroite collaboration avec les managers pour s'assurer que le plan de formation répond à la fois aux aspirations individuelles, mais également aux priorités et objectifs plus vastes de l'entreprise.

Idéalement, les équipes encadrantes auront bien en tête ces questions lors de l’étape de collecte des besoins en formation :

Quelles sont les priorités du Service à court terme ?
Quels sont les défis auxquels l’équipe doit faire face ?
Les collaborateurs sont-ils préparés pour les relever ?
Dans le cas contraire, quelles sont les compétences manquantes ?

💡Il est impératif d'intégrer les besoins individuels de formation dans une vision stratégique. La performance des collaborateurs conditionne la performance de toute l’organisation, ces deux tendances doivent être alignées pour générer un cercle vertueux !