Plan de développement des compétences : le cadre légal

Le plan de formation n’existe plus. Il a laissé place au « plan de développement des compétences », introduit par la loi Avenir du 5 septembre 2018. En réalité, il s’agit d’un changement d’appellation, les objectifs poursuivis restent identiques. Voici quelques rappels légaux sur cet enjeu de la gestion de la formation.

Qu'est-ce que le plan de développement des compétences ?

Il s’inscrit dans l’obligation de l’employeur qui consiste à devoir veiller :

à l’adaptation de ses salariés au poste de travail,
au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des métiers, des technologies et des organisations.

Ainsi, le plan de développement des compétences doit répondre à ces deux objectifs RH distincts.

L’employeur peut également proposer, de façon facultative, des formations participant au développement des compétences des collaborateurs. Ces actions de formation vont au-delà de la simple adaptation du salarié à son poste de travail ou au maintien de son aptitude à ses fonctions.

Qu’est-ce qu’une formation obligatoire ?

Au sein du plan de développement des compétences, la loi distingue deux catégories d’actions de formation :

les actions de formation obligatoires,
les actions de formation qui ne sont pas obligatoires.

Le Code du Travail apporte des précisions concernant les éléments constitutifs d’une action de formation obligatoire. Cette dernière doit conditionner l’exercice d’une activité professionnelle ou d’une fonction en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires.

Ces actions de formation sont donc indispensables et doivent avoir été suivies par le collaborateur pour tenir son poste de travail. En pratique, il s’agit souvent de formations préalables à la prise de poste et qui sont nécessaires à l’actualisation des compétences du salarié pour que celui-ci exerce comme il se doit sa mission.

Quelques exemples : l’habilitation électrique ou un permis poids lourds se positionnent comme des formations obligatoires. Certains certificats doivent être détenus pour conduire un engin de chantier, etc.

Une formation obligatoire doit avoir été prévue par un texte légal, dont la nature peut varier : législatif, réglementaire, national ou international. Un accord collectif ou de branche ne peut pas attribuer à une formation le caractère obligatoire.

Formation obligatoire ou facultative, ça change tout

Le distinguo d’une formation obligatoire ou non doit concentrer l’attention du Service RH. De fait, une formation obligatoire doit prendre place durant le temps de travail du salarié. Le maintien de la rémunération doit être opéré.

A l’inverse, toutes les formations non obligatoires peuvent se dérouler, en tout ou partie, en dehors du temps de travail. Deux situations peuvent se présenter.

Si la formation relève d’un accord collectif (entreprise ou branche), une limite horaire durant laquelle la session peut prendre place peut être fixée par l’accord. L’accord écrit du salarié n’est pas nécessaire. A noter qu’il est recommandé de l’obtenir de sorte à favoriser l’engagement collaborateur !

Si l’entreprise ne relève pas d’un accord, l’entreprise peut proposer à son salarié de se former en dehors de son temps de travail, mais uniquement dans la limite de 30 heures par an et par salarié. En ce qui concerne les cadres disposant d’un contrat de travail au forfait jour, la limite s’établit à 2 % du forfait annuel.

L’employeur doit recueillir au préalable l’accord du salarié pour se former en dehors de son temps de travail : un accord écrit s’impose, pouvant être dénoncé dans les 8 jours. Le refus d’une formation non obligatoire ne constitue ni une faute, ni un motif de licenciement. De même, le collaborateur refusant de consentir à un bilan de compétences ou à une validation des acquis de compétences n’est pas sanctionnable.

Plan de développement des compétences : les salariés concernés

Le plan de développement des compétences s’applique à l’ensemble des salariés, sans exception, quel que soit leur contrat de travail : CDD ou CDI.

Dès qu’un salarié suit une formation obligatoire, il y a maintien de son emploi et il reste employé par l’entreprise. À ce titre, l’employeur est tenu de lui verser l’intégralité de sa rémunération habituelle. Le collaborateur continue à profiter des avantages associés à son contrat lorsque la formation se déroule sur son temps de travail : tickets restaurants, avantages en nature... Le temps de formation doit également être comptabilisé dans l’acquisition des congés payés.

Suivant les modalités de la session de formation, les éventuels frais de déplacement et d’hébergement seront pris en charge par l’entreprise. Cette dernière peut également couvrir les frais liés à la garde des enfants, par exemple, pour les heures de formation suivies en dehors du temps de travail.

Les formations visées par le plan de développement des compétences

Le Code du Travail indique les 3 catégories d’actions pouvant être entreprises dans le cadre du plan de développement des compétences. Tous les types d’actions de formation sont éligibles. Les accompagnements à la validation des acquis de l’expérience, soit la VAE, sont également concernés par ce dispositif, ainsi que les bilans de compétences.

A noter : les contrats d’apprentissage n’ont pas vocation à être financés par le plan de développement des compétences.

Les actions de formation devront être réalisées par un organisme de formation ou centre de bilan de compétences répondant à deux exigences. L’organisme doit être détenteur d’un NDA (numéro de déclaration d’activité) actif et, si l’employeur souhaite solliciter un financement par l’OPCO, posséder une certification Qualiopi.

A retenir : le plan de développement des compétences peut inclure tous les types de modalités pédagogiques :

la formation à distance, dont l’e-learning,
la formation en situation de travail,
la formation interne, dispensée par un service de formation interne à l’entreprise.

Toutes ces options peuvent être présentées au salarié lors d'un entretien professionnel. Le choix d'une session peut également s'opérer "en live" si l'entrerprise a mis à disposition de ses salariés un catalogue de formation en ligne.

Un salarié peut-il refuser sa formation ?

L’employeur a la liberté de choisir les salariés qu’il souhaite faire bénéficier d’une formation. Cette dernière ne saurait présenter de caractère discriminatoire à l’égard d’un collaborateur. Aucune décision ne peut être prise en raison de sa situation familiale, de son origine ethnique, de son âge, de ses activités syndicales etc.

A partir du moment où la formation est proposée par l’employeur dans le cadre du plan de développement des compétences, le salarié n’est pas censé refuser cette formation.

Cette inscription en formation relève du pouvoir de direction de l’employeur. Cette situation relève de l’exécution du contrat de travail. Seuls quelques cas justifient le refus d’un salarié de suivre sa formation obligatoire :

1. La formation est organisée en dehors du temps de travail du salarié.

2. La formation ne s’inscrit pas dans le champ d’exécution du contrat de travail.

3. La formation conduit à une modification du contrat de travail que le salarié n’approuve pas.

Si la formation se déroule pendant le temps de travail, le salarié peut être sanctionné en cas de refus. Sans justification valable, le salarié encourt trois types de risques : un avertissement, un licenciement ou une mise à pied disciplinaire. Le refus d’une formation peut en effet être considéré comme une faute grave.

La sanction doit être signalée au collaborateur concerné par voie écrite. Il appartient à l’employeur de définir la sanction appropriée en fonction de la gravité du refus du salarié par rapport à l’exécution de son contrat de travail.

Cas particulier : le salarié absent à la session de formation

Lorsqu’un salarié ne se présente pas à une formation, et ce à plusieurs reprises, l’employeur peut choisir de le licencier pour faute grave. Si le salarié a omis d’informer son employeur de son absence et que le collaborateur s’était engagé à la suivre, les obligations contractuelles ne sont plus respectées. L'employeur finance la formation vs la mobilisation du compte personnel de formation !

Les leviers d’optimisation financière de la formation

L’employeur va pouvoir capter des fonds pour financer les actions de formation qui sont mises en œuvre dans le cadre du plan de développement des compétences.

Deux situations sont à distinguer.

Pour les entreprises dont le nombre de salariés n’excède pas 50, souvent sans représentants du personnel, tous les frais liés aux actions comprises dans le plan de développement des compétences sont pris en charge par l’OPCO. Il est important de se rapprocher de l’OPCO pour s’assurer que les modalités de financement soient bien respectées.

Pour les entreprises de plus de 50 salariés, aucun dispositif de financement dédié n’existe. Il est nécessaire d’identifier d’autres leviers d’optimisation :

vérifier si une contribution conventionnelle a été instituée au niveau de la branche (complémentaire aux contributions légales) ;
capitaliser sur les potentiels versements volontaires réalisés à l’OPCO, donnant accès en contrepartie à une offre de services, parmi lesquels le financement d’actions de formation ;
contractualiser des clauses de « dédit formation » avec les salariés pour les formations onéreuses. Dans ce cas, le collaborateur s’engage à rester au sein de l’entreprise durant une période déterminée.

Pour aller plus loin sur ce sujet, n'hésitez pas à consulter l'ebook Comment optimiser son budget de formation ?